Como organizar meu departamento pessoal?

Tempo de leitura: 9 minutos

Departamento pessoal ou recursos humanos – a nomenclatura é o que menos importa. Importante mesmo é o modo com que você organiza esse setor dentro de sua empresa. Contudo, é bem provável que você tenha dúvidas sobre como proceder para montar seu departamento pessoal de forma que ele realmente atenda às necessidades de sua empresa. Para ajudar, preparamos um guia breve sobre o assunto.

Claro, é difícil falar em certo ou errado quando lidamos com pessoas – que é o caso do departamento pessoal. Contudo, melhores práticas e uma visão mais moderna e pragmática de como deve ser estruturado um bom RH podem auxiliar você a montar não apenas um novo departamento em sua empresa, mas uma verdadeira usina de talentos e resultados, movida por ações assertivas e profissionais que fazem algo mais do que lidar com papelada e burocracia decorrentes da área trabalhista.

Antes de tudo

Muitos empresários se mostram descontentes com seu RH ou departamento pessoal. A coisa toda começa em algo muito simples: metas e objetivos. O departamento pessoal precisa ter objetivos que vão além de gerir funcionários – é preciso ser específico. De um modo geral, as funções do RH se confundem com suas metas. Por isso mesmo, passemos primeiro pelas incumbências e tarefas desempenhadas pelo departamento pessoal em uma empresa tradicional:

  • Realizar processos e rotinas de recrutamento, seleção e busca de profissionais e talentos;
  • Efetuar a gestão de contratos de trabalho e das relações do colaborador com a empresa, do ponto de vista formal e também individualmente falando;
  • Realizar o controle de férias, licenças, folgas e outros afastamentos em geral;
  • Promover e identificar necessidades de treinamento e aprimoramento na empresa;
  • Realizar e conduzir processos de demissão ou resignação dentro da empresa;
  • Estabelecer e zelar por políticas de remuneração, promoção e carreira;
  • Informar e reportar à direção eventos e dados sobre o corpo de funcionários da empresa;
  • Conduzir avaliações de performance;
  • Auxiliar comunicação entre diferentes graus hierárquicos.

Há diversas outras tarefas desempenhadas por departamentos pessoais, mas em geral elas incorrem em derivações ou complementações dessas funções básicas. Isso tudo não tem, contudo, nada a ver com as metas em recursos humanos. E, afinal, é disso que estamos falando quando nos dispomos a organizar um departamento pessoal – já sabemos exatamente o que ele faz  para criar metas, é preciso definir como ele irá fazer tudo isso.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Organizando metas e objetivos

Metas e objetivos necessariamente olham à frente. Cada tarefa distinta dentro de um departamento pessoal precisa possuir metas e objetivos específicos e definidos. O sucesso do RH se mede em relação ao quão próximo o departamento foi capaz de chegar em relação ao que foi definido na meta.

Para o recrutamento e seleção e processos relacionados, há inúmeras metas que podem ser estabelecidas, por exemplo: redução dos custos de seleção e busca de profissionais, criação de anúncios e veiculações que resultem em mais candidatos com o perfil para as vagas, redução do tempo gasto no processo seletivo, aumento do rigor em testes e provas submetidos aos candidatos, etc.

As metas aqui devem ser o mais específico possível. Se o objetivo é reduzir custos de contratação, em quantos porcento e em quanto tempo? Se a meta é produzir anúncios que atraiam melhores candidatos, qual a melhoria na proporção número de candidatos versus profissionais contratados?

As metas funcionam do mesmo modo com todas as demais funções desempenhadas pelo departamento pessoal – e os exemplos abaixo apenas são a “ponta do iceberg”:

  • Avaliações de performance. Produzir relatórios com maior frequência; reduzir o tempo de avaliação por candidato; gerar melhoria da performance em função do tempo.
  • Treinamento e capacitação. Elevar o número de treinamentos por mês; substituir e otimizar custos para treinamentos externos; migrar o conteúdo de treinamentos existentes para plataformas online.
  • Gestão de contratos e relações de trabalho. Informatizar os dados de contratos e vínculos; criar contratos de trabalho que reduzam a exposição a ações trabalhistas.
  • Faltas e absenteísmo. Reduzir o número de horas perdidas com faltas não justificadas; criar mecanismos de compensação de mão-de-obra ausente ou faltosa.
  • Processos de desligamento. Criar banco de dados para razões de desligamento com percentuais objetivos; reduzir a taxa de rotatividade na empresa; minimizar o número de demissões que resultem em ações trabalhistas.

As metas são a única ferramenta capaz de dizer, de forma objetiva, se seu RH é ou não bem estruturado e, mais importante, se ele cria ou não resultados.

Desafios do departamento pessoal

O seu departamento pessoal, e é bom que você já o saiba, enfrentará diversos desafios dentro da empresa. Em muitas empresas, profissionais de RH são obrigados a produzir resultados, embora não tenham qualquer influência ou pouca influência nos departamentos e setores da empresa com os quais têm de lidar.

Para que seu departamento pessoal supere desafios, você precisa estar ciente deles e conceder espaço para que esses profissionais possam trabalhar e atingir suas metas.

Entretanto, o maior desafio de departamentos pessoais costuma ser o posicionamento e o respeito perante outros departamentos da empresa. Como gestor, é preciso que você estruture o RH como uma área que possa transitar e prestar apoio a outros setores, permitindo que ele tenha autoridade e representatividade sobre eles.

Especialização

O departamento pessoal precisa ter, mais do que profissionais generalistas, pessoas capazes e com habilidades específicas para cada uma das funções que o departamento irá desempenhar. Em setores de RH maiores, convém formar equipes para funções distintas:

Recrutamento e seleção

Uma equipe dedicada a sempre observar oportunidades e buscar profissionais no mercado que possam atender a necessidades da empresa, além de zelar pela contratação e também manutenção de talentos.

Treinamento e planos de carreira

Com profissionais dedicados apenas a esse tópico, necessidades de treinamento e capacitação podem ser mais facilmente detectadas, e o preparo para a evolução de carreira em pessoas que já compõem o time, por meio de programas de treinamento, coaching, mentorias e outros.

Gestão de compensações, benefícios e bônus (comissões inclusas)

Os benefícios e compensações costumam ser pontos de grande discussão dentro de empresas. Além do controle financeiro complexo dessas variáveis, é preciso que eles façam sentido, não apenas para o empregado, mas também em relação à política e cultura da empresa.

Segurança e saúde

Mesmo em empresas que possuem áreas específicas de segurança e saúde no trabalho, a coordenação com o RH é um passo fundamental para o sucesso das ações voltadas ao trabalhador.

Relações com o pessoal

Um bom departamento pessoal se comunica com o colaborador em diversos níveis. Contudo, para que isso seja possível, é necessário manter pessoas que tenham essa função como prerrogativa de sua participação no RH.

Compliance

O alinhamento da força de trabalho a dispositivos legais, à ética e aos valores da empresa é algo de essencial no momento em que vivemos. Um bom departamento pessoal não mede esforços para manter o time dentro das políticas definidas pela organização.

As 4 faces da gestão de pessoal

Em relação às lideranças na área de pessoal, a organização de um bom departamento pessoal deve congregar líderes capazes de gerir quatro aspectos fundamentais em relação ao corpo de funcionários de uma empresa:

  • Gestão de talentos;
  • Gestão da mudança;
  • Gestão de relacionamentos;
  • Gestão da produtividade.

Foram-se os tempos do departamento pessoal que apenas lidava com picuinhas de funcionários. O novo modelo de RH prevê que o departamento pessoal atue não mais na busca de candidatos para vagas na empresa, e sim na gestão de talentos.

A diferença está em dois aspectos: na importância dada ao recurso humano capaz, suas formações e habilidades; e à forma com que se buscam profissionais para postos cruciais dentro da empresa, na própria equipe existente ou fora dela.

O RH moderno tem também um papel essencial na gestão das mudanças que ocorrem em uma empresa. O atravessamento de crises e períodos difíceis, fusões e aquisições, novas missões e visões, mudanças em linhas de atuação ou produtos. Tudo isso exige a presença e ação de um departamento pessoal forte, que possa trabalhar as habilidades e capacidades existentes entre colaboradores de modo a mitigar os aspectos negativos da mudança – e também compensar o efeito psicológico e emocional que incide sobre os quadros.

No campo de relacionamentos, o RH moderno exerce papel diário e constante na maneira com que colaboradores se relacionam – entre si, com seus líderes e com a própria empresa, além de clientes e fornecedores.

Finalmente, e talvez esse seja o grande foco da gestão moderna em RH, a produtividade. Todas as ações de um departamento pessoal organizado nos dias de hoje devem ter como meta o ganho de produtividade e a melhoria de processos e de operações dentro de uma empresa.

A legitimidade de um RH é algo que apenas advém dos resultados que esse setor consegue proporcionar para a empresa, e a grande métrica capaz de afirmar essa competência é, sem dúvida, a produtividade. Argumentos subjetivos não sustentam uma gestão de pessoal por muito tempo, mas a produtividade legitima novas decisões, concede autoridade aos gestores da área e permite que algo fundamental para o sucesso de qualquer boa política de recursos humanos aconteça: espaço para planejar.

Por que as novas gerações querem flexibilidade no trabalho?

 

 


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