O departamento de recursos humanos é um setor com alta demanda de atividades e que, muitas vezes, depara-se com processos lentos e repetitivos. Por conta disso, é comum que a equipe esteja constantemente sobrecarregada e não consiga priorizar tarefas ou criar estratégias. Sendo assim, é necessário entender como o RH pode otimizar seu tempo.
Apesar de parecer um setor totalmente processual, é importante compreender que o RH também precisa agir de forma estratégica, já que a área é essencial para garantir bons resultados no negócio.
Neste post, explicamos melhor como o RH pode otimizar seu tempo e como as ferramentas de automação fazem toda a diferença nessa gestão. Tem interesse no assunto? Então, continue a leitura.
Por que o RH precisa otimizar seu tempo?
Saber gerenciar bem o seu tempo é uma das habilidades principais de um profissional de RH. Isso porque, esse setor tem uma alta demanda de atividades demoradas e que precisam de muita concentração.
Nesse sentido, selecionar e recrutar colaboradores, planejar treinamentos e ações de desenvolvimento, escolher e gerenciar benefícios, além de outras tarefas, pode acabar fazendo com que o time de RH fique sobrecarregado e não tenha tempo para executar uma gestão de pessoas mais estratégica.
Por isso, é fundamental que a equipe de recursos humanos busque ações para melhorar o gerenciamento do tempo e otimizar processos. Para ajudar nessa tarefa, listamos algumas dicas para implementar na sua empresa.
Planeje bem as atividades
Um bom planejamento é o segredo para gerenciar o tempo e garantir a qualidade nas entregas. Quando não há uma programação antecipada, o time pode acabar se distraindo com imprevistos que consomem muito tempo e baixam a produtividade.
Assim, o ideal é estabelecer metas e criar uma programação diária no setor. Quando toda a equipe tem conhecimento da previsão de atividades, ela consegue exercitar melhor a gestão de tempo e organizar suas entregas de forma mais eficiente.
Faça uma gestão de cronogramas
Depois de planejar os projetos do setor e listar cada atividade relacionada a eles, o líder de RH pode propor um trabalho com cronogramas.
Esse tipo de ferramenta ajuda o RH a elaborar planos de ação e enxergar, de forma mais clara, todas as atividades relacionadas àquela entrega. Assim, é possível entender quais tarefas são pré-requisitos para as próximas, quem são os responsáveis por cada etapa e quais os prazos para a realização de cada uma delas.
Saiba priorizar e delegar tarefas
É importante ter em mente que, mesmo com muito planejamento, a rotina de RH pode acabar se deparando com imprevistos que atrapalham o ritmo das entregas. Nesses casos, o setor deve ter habilidade para lidar com os contratempos sem prejudicar a produtividade.
Desse modo, o ideal é que a equipe tenha autonomia e entenda claramente a atividade de cada colaborador, de forma a conseguir delegar funções e priorizar tarefas sem afetar o planejamento.
Aposte na automação de atividades operacionais
Por fim, a melhor forma de otimizar processos e gerenciar o tempo da equipe é apostando em soluções de automação. O RH é repleto de atividades burocráticas e que consomem muito tempo, no entanto, essas mesmas atividades podem ser feitas de maneira muito mais prática e rápida por meio de um software.
Assim, as ferramentas de gestão possibilitam organizar informações, coletar dados e obter respostas mais ágeis, permitindo aos colaboradores focar no que realmente importa, uma gestão de pessoas estratégica.
Como a automação de processos ajuda na otimização do tempo?
A automação de processos do RH traz muitos benefícios, mas o principal deles é, com certeza, a otimização do tempo. Isso porque, como já citamos, a rotina do setor é repleta de tarefas repetitivas e que demandam tempo e força de trabalho.
Boa parte dessas tarefas, no entanto, podem ser facilmente delegadas a uma inteligência artificial. A seguir, explicamos melhor as vantagens de investir nesse tipo de sistema.
Melhoria na eficiência dos processos
A eficiência está diretamente relacionada a uma melhor gestão de tempo, isso porque, processos realizados de maneira efetiva geram resultados mais rápidos e demandam menos tempo para correções.
Dessa forma, o ganho de eficiência é um benefício importante adquirido com uma ferramenta de gestão. Aqui, a otimização atua na investigação de cada etapa dos processos em busca de pontos de melhoria. Assim, cada pequena alteração realizada pela inteligência artificial traz grandes efeitos e repercute em toda a cadeia processual, melhorando efetivamente a qualidade dos resultados.
Minimização de erros
Um bom software de gestão também ajuda a minimizar erros humanos, que podem afetar a produtividade, os custos do negócio e o gerenciamento de tempo. Afinal, as falhas precisam ser corrigidas, o que leva a um retrabalho e faz com que a equipe precise sair do planejamento.
Portanto, a automação tira o peso da responsabilidade das costas do profissional e possibilita que ele atue apenas no monitoramento dos processos, garantindo mais eficiência e minimizando os erros.
Melhora na organização de documentos
Arquivar documentos em papel ou mesmo em servidores pode fazer com que o RH acabe perdendo muito mais tempo do que gostaria por conta da falta de organização. Assim, optando por um software de gestão, o setor consegue arquivar dados na nuvem e utilizar diversos filtros em seus mecanismos de busca.
Dessa forma, em poucos segundos, é possível ter acesso ao histórico profissional de um colaborador ou ao andamento de processos seletivos, por exemplo, tornando esse tipo de busca muito mais ágil e eficiente.
Aumento da capacidade de resolução de problemas
Por fim, a otimização de processos também ajuda na resolução de problemas, pois auxilia a equipe no aumento de sua percepção para agir de forma preventiva.
Isso se dá porque o software permite que a equipe conheça melhor os processos e mapeie os riscos, possibilitando a criação de planos de ação para caso algo aconteça. Assim, o RH consegue atuar de maneira mais rápida e precisa, solucionando problemas sem que a produtividade do setor caia.
Como o RH pode otimizar seu tempo com o Sólides Gestão?
Automatizar processos é a melhor forma de otimizar o tempo e garantir mais eficiência para o setor de RH. Para isso, o departamento pode contar com o Sólides Gestão, uma ferramenta moderna e extremamente completa que une tarefas operacionais e estratégicas.
Quer entender melhor como essa ferramenta pode auxiliar sua empresa? Listamos alguns de seus principais diferenciais. Confira!
Processos operacionais e estratégicos em uma mesma plataforma
Muitas empresas utilizam softwares distintos para gerenciar questões operacionais e estratégicas no RH. Contudo, com o Sólides Gestão, o setor consegue otimizar ainda mais seus processos e visualizar diferentes dados e tarefas em uma mesma tela.
Assim, em uma única ferramenta, o gestor pode visualizar informações básicas, como controle de benefícios, férias e registros de ocorrências, além das principais métricas para uma gestão de pessoas mais estratégica.
Análise de dados e criação de relatórios de forma rápida
A plataforma também permite que o gestor de RH faça o acompanhamento de métricas importantes de maneira mais ágil e eficiente. Assim, a ferramenta fornece dados e relatórios sobre o capital gasto no departamento, bem como o capital gerado por meio da produtividade e outras previsões.
Dessa forma, ao abrir o dashboard do programa, o profissional consegue acompanhar de modo mais simples os níveis de produtividade e de rotatividade atuais da empresa.
Mais agilidade nos processos seletivos
Utilizando o Sólides Gestão, o RH também consegue agilizar processos de seleção e recrutamento, que demandam muito tempo e acabam sobrecarregando os profissionais do departamento.
Assim, é possível eliminar os currículos de papel e deixar essa captação totalmente eletrônica, possibilitando que o candidato faça seu próprio cadastro e realize uma avaliação de perfil comportamental.
Além disso, pode-se utilizar o menu "Analisar Times" que usa a ferramenta People Analytics para possibilitar que o gestor entenda um pouco mais da equipe e compreenda quais perfis se encaixam melhor na vaga.
Por fim, a ferramenta pode ser usada para automatizar partes do processo seletivo, como entrevistas por chatbot, provas online e feedbacks, criando templates pré-definidos e personalizados.
Utilizando o Sólides Gestão para a etapa de recrutamento e seleção, o RH consegue também obter indicadores importantes sobre os processos, como tempo médio de recrutamento, número de recrutados que passaram mais tempo na empresa, porcentagem de recrutamentos fechados dentro do prazo e custo do recrutamento e seleção.
Pesquisas de clima e avaliações de desempenho otimizadas
Uma função importante do RH é melhorar a qualidade de vida, a motivação e o desenvolvimento dos colaboradores. Apesar das ações nesse sentido serem mais estratégicas, é possível otimizar a forma como o setor mensura e acompanha os resultados.
Para tanto, o Sólides Gestão realiza pesquisas de clima automatizadas, mapeia um panorama das percepções dos colaboradores e gera relatórios em tempo real, para que o gestor consiga criar estratégias e planos de ação.
Além disso, a plataforma ajuda a entender, monitorar e contribuir para a performance dos profissionais por meio das avaliações de desempenho. Com ela, o gestor pode criar e definir o peso dos critérios e escolher os modelos de avaliação que mais se encaixam na empresa.
Como vimos, é fundamental que os gestores entendam como o RH pode otimizar seu tempo e busquem estratégias para desafogar a equipe e focar em uma gestão de pessoas mais estratégica. Para isso, é fundamental contar com ferramentas de automação.
O Sólides Gestão é uma solução inovadora e tecnológica que pode fazer toda a diferença no dia a dia do departamento de RH. Quer testar a plataforma na prática? Agende uma demonstração ou experimente grátis.
