Com o início de um novo ano, o setor de RH precisa estar preparado para novos desafios de gestão de pessoas. Logo, com um bom planejamento orçamentário, é possível reduzir custos e ter uma visão mais estratégica do setor, facilitando a tomada de decisões. Mas você, enquanto profissional da área, sabe como fazer Orçamento de RH?
Caso sua resposta seja “não”, entenda que, saber como elaborar este orçamento é fundamental para uma gestão competente, impactando diretamente nos resultados do negócio, fazendo com que a empresa atinja seus objetivos.
Pensando em auxiliar você nessa questão, preparamos este post, com as principais dicas de como fazer um bom orçamento de RH preparando o setor para o novo ano que se inicia.
Por que é importante fazer um Orçamento de RH?
O planejamento orçamentário do setor de RH se torna ainda mais importante em momentos de crise econômica, como o que a maioria das empresas está vivenciando, diante da crise do novo coronavírus.
Logo, o bom profissional de RH precisa estar ciente das questões relativas à legislação, ainda, a de ações e estratégias de gestão de pessoas que tornam o negócio mais competitivo. Algo que somente é possível proporcionando uma boa experiência aos colaboradores no ambiente de trabalho além da otimização dos processos, resultando assim, em redução de custos para a organização.
Mas cabe ao RH ressaltar que são as pessoas que farão com que a empresa supere os desafios e recupere o crescimento. Além disso, também é preciso recordá-los da certeza de que esse cenário não durará para sempre. Toda crise tem início, meio e fim. E é nessa hora que o profissional de RH deve assumir seu papel na gestão de pessoas, começando por um orçamento enxuto e eficiente.
Entretanto, sabemos que nem sempre essa tarefa fácil, já que o setor conta com diversos custos fixos e variáveis, como horas extras, promoções, comissões, admissões e desligamentos, dentre outros.
Como fazer o orçamento de RH na prática?
Acompanhe 6 ações práticas que ajudarão na elaboração do Orçamento de RH!
1. Defina os objetivos e custos
O primeiro passo para fazer o Orçamento de RH é conhecer os objetivos da empresa para esse novo ano e alinhá-los com as demandas do setor. Dentre os questionamentos que o profissional de recursos humanos deve fazer aos gestores e líderes da organização, estão:
- Qual a meta de crescimento que a empresa deseja alcançar em 2021?
- Qual setor deve receber mais investimentos?
- Quantos colaboradores precisarão ser contratados?
- Haverá demissões, promoções ou remanejamentos?
Com as respostas dessas perguntas em mãos, o RH poderá fazer sua planilha e, assim, terá uma visão mais clara sobre gastos com admissões e contratações, ainda, esses questionamentos darão uma ideia mais precisa sobre os gastos com folha de pagamento e investimentos na qualificação dos colaboradores, como treinamentos.
2. Documente o planejamento no papel
Pode parecer uma dica um tanto óbvia, porém saiba que ainda existem organizações que não formalizam o Orçamento de RH. Assim, as ideias e estratégias ficam armazenadas somente na mente dos profissionais do setor, ficando mais difícil demonstrar profissionalismo por parte do RH, não convencendo gestores e líderes da importância desse alinhamento.
Logo, é essencial que o RH formalize o orçamento em um documento onde todos possam consultá-lo quando necessário. Vale ressaltar, que ele deve já estar pronto no início do ano, para que a empresa possa se planejar e separar os fundos para o investimento no setor. Sendo assim, o ideal é que o documento seja finalizado no último trimestre do ano.
3. Utilize dados sólidos
A tecnologia no setor de RH pode ajudar muito na elaboração do orçamento, principalmente em momentos de crise. Por meio de um software de RH, é possível utilizar a inteligência de dados a favor da empresa e otimizar as mudanças que esse momento exige.
Nesse sentido, um dos dados cruciais está no perfil comportamental. É por meio dele que os gestores conseguem entender melhor os impactos que uma crise pode proporcionar nos seus colaboradores.
Ao entender e fazer a leitura correta dessas informações, torna-se possível criar recursos para incentivar e motivar os colaboradores, independente da realidade vivida pela empresa. Além disso, é possível elaborar ações preditivas para manter as pessoas engajadas e produtivas.
Entre os principais dados e indicadores que um software de RH pode fornecer para auxiliar na elaboração do Orçamento de RH e na tomada de decisões, estão:
- Índice de turnover;
- Número de pessoas por setor (Headcount);
- Índice de Retenção de Talentos;
- Tempo médio na Empresa;
- Índice de absenteísmo;
- Produtividade;
- Retorno Sobre Investimento (ROI);
- Gastos com folha de pagamento.
4. Elabore estratégias de redução de custos
Essa é uma peça-chave para um bom Orçamento de RH. Isso porque, a redução de custos sempre chamará a atenção de gestores e líderes, por trazer economia e bons resultados para o negócio.
Logo, o momento da elaboração do orçamento é o ideal para trazer reflexão sobre atitudes do RH que possam proporcionar economia em alguns processos da empresa, sobrando mais recursos para investimentos em áreas que necessitam de melhorias.
O investimento em tecnologias no setor, como citamos no tópico anterior, proporciona resultados muito relevantes. Ainda, existem muitas outras estratégias que podem ajudar em um Orçamento de RH mais enxuto.
Uma boa dica, por exemplo, é a substituição do pagamento de horas extras por um banco de horas. Assim, elas podem ser compensadas com folgas adicionais, reduzindo custos financeiros para a organização.
O home office e o modelo hibrido, trazem muitas reduções de custos para a empresa, já que se gasta com transporte do colaborador, por exemplo. Além disso, a empresa terá economia com aluguel de espaço, energia, internet, dentre muitos outros benefícios. Ainda, projetará uma imagem de organização que se importa com a segurança e o bem-estar de seus profissionais.
Outro fator importante a ser considerado no Orçamento de RH é o recrutamento e seleção. Por meio da metodologia People Analytics, é possível ter colaboradores mais engajados e com alto desempenho. O investimento nesse método de gestão reduz gastos futuros relacionados à baixa produtividade e alto turnover, por auxiliar o RH a colocar a pessoa certa no lugar certo.
5. Identifique estratégias e ações que não funcionaram no período anterior
É de extrema relevância que o profissional de RH reflita e avalie sobre as ações do setor que foram importantes no ano anterior e quais não agregaram crescimento à organização. Para ajudar nessa tarefa, procure analisar os indicadores e metas, identifique o que a área conseguiu colocar em prática e o que não foi possível.
Com esses dados em mãos e analisados de forma correta, você pode preparar as ações e estratégias para o período seguinte evitando erros que foram cometidos no ano anterior. Ainda, é possível melhorar processos e estratégias que estão dando certo e adequá-los ao novo ano.
6. Converse com gestores e líderes da empresa
Outra dica importante é ter uma comunicação clara e participativa com gestores e líderes. Assim, consegue-se identificar e entender as principais demandas de cada um.
Logo depois, analise em quais desses pontos o RH pode intervir para ajudar cada setor, como questões relacionadas a treinamentos de capacitação ou trabalhar em ações de acordo com o perfil comportamental dos colaboradores, dentre outras estratégias de gestão de pessoas.
O bom profissional de RH precisa estar ciente que, ao preparar o orçamento do setor também precisa envolver o time e as lideranças da organização, pois essa é uma forma de alinhar interesses e buscar soluções para os desafios empresariais de modo mais assertivo.
Claro que, mesmo que a responsabilidade do orçamento seja do RH, é fundamental que os demais gestores se sintam parte da construção do mesmo e reconheçam, neste documento, a importância do seu papel na conquista de seus objetivos.
Coloque a mão na massa
Essas foram algumas dicas para auxiliar, na hora de entender como fazer um Orçamento de RH da melhor forma possível. Mesmo sabendo que essa atividade pode parecer desafiadora e complexa, a elaboração do documento é uma peça-chave para que o setor seja reconhecido como um dos protagonistas no sucesso do negócio, por estar sempre na busca por melhores resultados por meio da gestão de pessoas.
Por fim, não se esqueça que estamos aprendendo uma nova forma de trabalhar e, quando essa crise passar, o mercado não será mais o mesmo. Então, crie um diferencial na sua gestão baixando nosso e-book sobre os modelos de gestão existentes e entenda qual deles é o mais indicado para a sua empresa!
