Ter o controle de ponto dos colaboradores é fundamental para o RH, especialmente para o Departamento Pessoal por representar uma ferramenta segura de registro.
Sistemas desse tipo mostram, com exatidão, se um funcionário faltou, atrasou, saiu antes do fim do expediente ou fez hora-extra além do necessário. Administrar essas informações é importante para a Gestão de Pessoas fechar a folha de pagamento e evitar ações trabalhistas, prejudiciais para qualquer organização.
Pensando nisso, preparamos este artigo para mostrar a importância e os benefícios do controle de ponto para as empresas e ainda como fazer o registro da jornada nas diferentes modalidades de trabalho. Confira.
O que é o controle de ponto?
Controle de ponto, também chamado controle de jornada, é o registro da presença do colaborador para cumprir seu dia de trabalho. Esse apontamento deve considerar as pausas para descanso e alimentação.
Ainda, serve para acompanhar se o profissional está realizando sua jornada. Ao monitorar a quantidade de horas trabalhadas, a gestão de pessoas consegue acompanhar as entregas e organizar escalas.
Para o Departamento Pessoal, os sistemas de controle de ponto ajudam a administrar as questões burocráticas da empresa. Logo, é uma ferramenta indispensável para apontar horas-extras, controlar o saldo no banco de horas e o cumprimento de turnos.
Trata-se de informações importantes para o cálculo da folha de pagamento, além de ajudar o RH a gerenciar melhor as equipes, sem sobrecarregar colaboradores ou setores.
Qual é a importância de fazer o controle de ponto?
Fazer o controle de ponto com regularidade e da forma correta garante que os acordos e regras trabalhistas estão sendo respeitados. Além disso, é um instrumento que ajuda a entender a rotina dos colaboradores, gerenciando a produtividade.
Afinal, entre as atribuições da gestão de pessoas estão o controle dos índices de absenteísmo, presenteísmo e turnover. Imagine como seria difícil fazer isso em uma empresa com centenas de colaboradores?
Sendo assim, o registro de ponto é importante para organizar os processos do RH, independente do porte da empresa, do segmento e da modalidade de trabalho.
Mudanças nas modalidades de trabalho
A pandemia de Covid-19 impactou diversos setores. Além das perdas humanas, a economia e o mundo corporativo foram muito afetados, provocando mudanças significativas.
As empresas tiveram que se adaptar à necessidade de isolamento social para preservar a saúde dos colaboradores e suas famílias. Para isso, foi necessário recorrer a novas modalidades de trabalho como o sistema remoto e híbrido. E dessa forma, o controle de ponto precisou acompanhar as novidades e continuar tão efetivo quanto antes.
Controle de ponto presencial
Na modalidade de trabalho tradicional, com o colaborador cumprindo jornada na empresa, o departamento pessoal tem muitas possibilidades. As mais conhecidas usam os métodos manuais ou mecânicos, além do eletrônico.
O controle manual tem o menor custo de implementação e funciona bem em empresas com poucos funcionários. Nesse sentido, pode funcionar com fichas ou livros específicos para registro, comprados em papelarias. Basta o colaborador preencher e assinar.
Já o registro mecânico ocorre com o ponto cartográfico, o relógio de ponto ou ponto biométrico. Os benefícios desses formatos são a precisão e a confiabilidade das informações.
O funcionamento é simples e ocorre em cartões inseridos em máquinas específicas. O RH recolhe o cartão e faz o controle das horas trabalhadas.
Controle de ponto remoto
O trabalho remoto ou home office ganhou mais uma versão: o anywhere office. Todas essas formas de trabalhar consistem em realizar as tarefas ocupacionais fora da empresa, seja em casa, em espaços compartilhados ou mesmo em cidades e países diferentes.
Essa expansão das fronteiras organizacionais virou tendência, embora o registro de ponto continue a ser um dever do colaborador.
Nesses casos, para acompanhar os horários dos times em trabalho remoto, é preciso considerar mudanças de fuso horário, por exemplo. A alternativa é o controle de ponto digital, um software criado para uso em smartphones, computadores ou tablets.
Desse modo, o trabalhador pode acessar o sistema em qualquer lugar e registrar sua jornada com poucos cliques, pois todas as informações são enviadas para a gestão de pessoas.
Controle de ponto híbrido
O sistema híbrido representa a fusão entre o trabalho presencial e o remoto. Nessa modalidade, fica acordado entre empresa e colaborador a necessidade de cumprir parte da jornada em casa e parte no escritório.
Para monitorar os horários do funcionário em ambientes diferentes, a gestão de pessoas conta com sistemas online para controle de ponto. Trata-se de ferramentas capazes de fazer o registro do ponto, independente de onde o profissional estiver.
Sendo assim, o controle de ponto online serve para registrar entradas, saídas e pausas de equipes em home office, na modalidade presencial ou híbrida.
Benefícios do controle de ponto
A legislação brasileira não obriga o registro de ponto para empresas com menos de 20 colaboradores. No entanto, as organizações se preocupam em fazer esse controle, especialmente porque ele oferece benefícios, como veremos a seguir.
Evita questões judiciais trabalhistas
A segurança das informações presente em softwares específicos para fazer controle de ponto diminui ações e processos trabalhistas. Especialmente em relação ao pagamento equivocado de horas extras.
Para o trabalhador, a vantagem é minimizar o adoecimento laboral por sobrecarga e escalas injustas. Outro ponto positivo é o menor risco de fraudes nos registros, afastando multas trabalhistas que prejudicam a imagem da organização e o caixa.
Efetividade e rapidez nas decisões estratégicas
Com o controle da jornada de trabalho, a empresa consegue ser mais certeira nas questões que envolvem a gestão de pessoas. Isso porque, o RH pode fornecer dados precisos para embasar a tomada de decisões, principalmente para garantir a produtividade de cada setor.
Automação dos processos
Com um bom software, o controle da jornada pode funcionar integrado com outros sistemas automatizados. Isso diminui a intervenção humana e aumenta a produtividade do Departamento Pessoal. Desse modo, ele se torna mais estratégico e menos operacional.
Motivação e autonomia para o colaborador
O registro de ponto, quando bem-feito e de maneira transparente, transmite segurança para os profissionais. Assim, eles sentem confiança nos processos da empresa, fortalecendo a relação de trabalho e aumentando a motivação das equipes. Além disso, com aplicativos específicos, o profissional tem o controle na palma da mão e pode administrar suas horas com autonomia.
Redução de custos
Utilizar uma ferramenta para fazer o controle de ponto é uma grande vantagem para as empresas, principalmente se são oferecidos diferenciais que atendam todas as necessidades do negócio, sem contar na redução de custos que podem ser visíveis a longo prazo.
Além disso, o controle de ponto torna o departamento pessoal e o RH mais estratégicos, automatizando a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores em qualquer modalidade de trabalho.
Agora que você já sabe qual é a importância de monitorar o ponto, que tal conhecer o software completo para controle de ponto digital?
