Como fazer o cálculo do custo do funcionário? Aprenda aqui!

Tempo de leitura: 8 minutos

Esse conteúdo foi originalmente desenvolvido pela equipe do Tangerino.

Você sabe quanto custa para a sua empresa contratar um funcionário? Além do salário bruto, que é pago a ele, existem obrigações e impostos que devem ser considerados, além de benefícios, como vale-refeição e uniforme, por exemplo. 

Somando tudo, um funcionário pode custar até 183% do salário bruto, para a empresa, de acordo com uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas em parceria com a Confederação Nacional das Indústrias.

O estudo mostra que, nesse caso, o salário, propriamente dito, corresponde a cerca de 32% do custo do funcionário. O restante é resultado das obrigações sociais, como FGTS e INSS, e também dos encargos trabalhistas, como vale-transporte e 13º, por exemplo.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Para ajudar a sua empresa a entender como é feito o cálculo do custo do funcionário e avaliar se há condições suficientes para arcar com as despesas de um novo funcionário, o Tangerino – controle de ponto preparou algumas dicas. Confira! 

Planejamento é fundamental para saber o custo do funcionário

Conhecer e entender o valor real de um funcionário para a empresa impacta em diversas questões, como saber se é realmente o momento mais viável para contratar mais pessoas e até avaliar as condições financeiras que a empresa tem para conseguir cumprir com essas despesas.

Além de incluir questões estratégicas de custo, como encontrar formas de economizar na contratação e identificar se aquele funcionário traz um retorno para a empresa, permitindo que o negócio encare um crescimento com o melhor custo-benefício.

Como você verá neste artigo, além do salário e dos impostos trabalhistas, também há outros gastos dependendo da empresa, como uniforme e investimentos em treinamentos para as equipes.

Nesse contexto, o planejamento é fundamental. Antes de contratar um funcionário, conheça quais são os gastos para mantê-lo, de acordo com a lei. 

No próximo tópico, você verá quais são os encargos a serem pagos nos diferentes regimes tributários. 

Custo do funcionário para empresas optantes pelo Simples Nacional

As empresas registradas no Simples Nacional são aquelas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões (regra que passou a valer a partir de 2018). Esse regime foi criado, em 2007, na tentativa de facilitar a vida dos microempreendedores e pequenos empresários. Assim, os tributos pagos por eles são diferenciados, em relação às grandes empresas, e esses negócios conseguem se manter, inclusive ao optar pela contratação de um funcionário.

De acordo com a legislação, empresas enquadradas nesse regime não pagam encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições ao SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra.

Os encargos que entram na conta são:

  • Fração de férias: 11,11%
  • Fração de 13º salário: 8,33%
  • FGTS: 8%
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%

Com essa somatória básica, significa que praticamente 40% do dinheiro gasto pela empresa para custear um colaborador não irá para o seu salário, mas é convertido na forma de imposto.

Custo do funcionário para empresas do Lucro Presumido 

Já as empresas que se enquadram no Lucro Presumido são aquelas que faturaram até R$ 78 milhões no ano calendário anterior e não atuam com atividades impeditivas para esse perfil, como bancos comerciais e de investimento, arrendamento mercantil e seguradoras.

Essas empresas, além de terem as mesmas obrigações tributárias do Simples Nacional, têm um acréscimo da alíquota de terceiros (Incra, SENAI, SESI ou SEBRAE), o INSS patronal e outros encargos não existentes para as pequenas empresas. Veja:

  • Fração de férias: 11,11%
  • Fração do 13º salário: 8,33%
  • INSS: 20%
  • Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 3%
  • Salário Educação: 2,5%
  • Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: 3,3%
  • FGTS: 8%
  • FGTS (provisão mensal de multa para rescisão): 4%
  • Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%

Assim, no caso do Lucro Presumido, 68,2% do dinheiro que é gasto pela empresa para custear um colaborador é convertido na forma de imposto.

Outros gastos que podem ser incluídos no cálculo do custo do funcionário

Além das obrigações e impostos citados, anteriormente, outros gastos podem fazer parte do cálculo, dependendo da empresa, o que requer mais alguns acréscimos na hora de somar o custo do funcionário. Veja alguns exemplos: 

  • uniforme
  • refeição fornecida na empresa ou vale-refeição/alimentação
  • treinamentos 
  • plano de assistência médica e/ou odontológica
  • vale-transporte

Entenda como funciona a concessão dos auxílios transporte e alimentação 

A concessão do vale-transporte é obrigatória, caso o funcionário necessite do transporte para trabalhar e o solicite. Ele pode optar também pela não solicitação. 

De acordo com a lei, o funcionário deve arcar com 6% do valor sobre seu salário e o restante é pago pela empresa. Quanto menor o salário do funcionário, mais elevado é esse custo com transporte para a empresa.

Já no caso do vale-refeição ou alimentação, a concessão não é uma obrigação legal do empregador, a não ser que o benefício esteja previsto no contrato de trabalho ou em convenção coletiva.

Uma vez concedido, e quando não é descontada nenhuma porcentagem do funcionário, ele passa a ter natureza salarial. Isso significa que ele deve ser somado ao salário para constar no pagamento das obrigações tributárias, como INSS e FGTS, e das verbas trabalhistas.

Já quando a empresa desconta alguma porcentagem do salário do trabalhador, o benefício é considerado como parcela de natureza indenizatória e não precisa ser incorporado ao salário.

De acordo com o art. 458 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o benefício de alimentação não pode exceder 20% do salário-contratual do funcionário.

Em termos de desconto do trabalhador, não há um valor mínimo, desde que também não ultrapasse os 20% do salário. Assim, mesmo quando o desconto é “simbólico”, ele não é incorporado ao salário do trabalhador.

Exemplo prático: veja como fazer o cálculo do custo do funcionário

Agora, que você já conhece os principais impostos e os possíveis gastos que podem entrar na conta do custo do funcionário, abaixo são mostrados dois exemplos de cálculos, um para funcionário de empresa do Simples Nacional e outro para uma que se enquadra no Lucro Presumido. 

Para essas simulações, os cálculos foram feitos considerando aqueles tributos e descontos principais, além do vale-transporte. Mas é importante reforçar que, caso haja outros gastos, como vale-refeição e treinamentos mensais, por exemplo, eles devem entrar nessa somatória também. Veja:

Simples Nacional

Salário bruto: R$ 1.045,00

  • Fração de férias – R$ 116,00
  • Fração de 13º salário – R$ 87,05
  • FGTS – R$ 83,60
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão – R$ 41,80
  • Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado – DSR) – R$ 82,87
  • Vale-transporte* – R$ 135,30

* Considerando que a passagem tem o valor de R$ 4,50 e que o funcionário precise de duas passagens por dia. Somando os 22 dias do mês, tem-se um total de R$ 198,00. Com o salário bruto a R$1.045,00 e descontando os 6% (R$ 62,70) que devem ser pagos pelo funcionário, a empresa deve arcar com R$ 135,30. 

Para esse exemplo, a empresa deve desembolsar, além do salário bruto, o valor de R$ 546,62, o que representa 52,3% a mais que o salário bruto. Assim, o valor total de gasto com esse funcionário é de R$ 1.591,62

Lucro Presumido

Salário bruto: R$ 1.045,00

  • Fração de férias – R$ 116,00
  • Fração do 13º salário – R$ 87,05
  • INSS – R$ 209,00
  • Seguro Acidente de Trabalho (SAT) – R$ 31,35
  • Salário Educação – R$26,13
  • Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: R$ 34,49
  • FGTS – R$ 83,60
  • FGTS (provisão mensal de multa para rescisão) – R$ 41,80
  • Previdenciário (férias, FGTS e DSR) – R$ 82,87
  • Vale-transporte – R$ 135,30 (mesmo caso do exemplo do Simples Nacional)

Nesse caso, a empresa deve desembolsar, além do salário bruto, o valor de R$ 847,59, o que representa 81,1% a mais que o salário bruto. Assim, o valor total gasto para manter esse funcionário é de R$1.892,59. 

Percebeu a importância do cálculo do custo do funcionário? Com todas essas informações, como estão as contas para contratar novos colaboradores?Em caso de empresas que têm uma alta taxa de rotatividade, esse gasto tende a ser ainda maior. Isso porque os processos de contratação e demissão são onerosos. Uma dica para reduzir essa rotatividade é investir em uma estratégia retenção de talentos!

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