Aperte o play e ouça a narração deste artigo sobre carteira de trabalho digital:
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A carteira de trabalho digital modernizou um dos documentos mais importantes para o trabalhador. Ela chegou para facilitar o acesso de empresas e colaboradores aos registros laborais.
Este artigo explicará o que é a carteira de trabalho eletrônica, para que serve, como funciona, benefícios de utilizar o sistema automatizado e outras informações relevantes.
Continue a leitura e descubra ainda como emitir e acessar a CTPS digital.
O que é carteira de trabalho digital?
Em 2019, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) se tornou digital. A versão eletrônica do documento substitui a CTPS física, criada em 1969. Com isso, ela deixou de ser emitida no mesmo ano.
Assim como a carteira de trabalho impressa, a digital é um documento obrigatório para todos os profissionais que exercem atividades remuneradas. Ambas são válidas como documento oficial em todo o território brasileiro.
Conforme o Governo Federal, desde o lançamento, a carteira de trabalho digital já teve mais de 344 milhões de acessos e se tornou o aplicativo com maior número de downloads no portal gov.br.
Para que serve a carteira de trabalho digital?
A função da CTPS digital é a mesma da carteira física: registrar, resumidamente, acontecimentos relacionados à vida profissional. A vantagem é a facilidade de acesso pela internet.
Desse modo, o colaborador consegue visualizar com clareza e praticidade as experiências trabalhistas. E as empresas podem administrar esse documento com mais eficiência, sem precisar recolher a antiga carteira impressa.
Ainda, o empregador continua registrando na carteira digital informações referentes à admissão, alterações salariais, mudança de local de trabalho e pagamento. Além de férias, 13º salário, rescisão e outros dados relevantes.
Outra particularidade da CTPS tradicional continua a valer na digital. Ambas servem como documento comprobatório nas ações processuais e garantem direitos trabalhistas, como:
- FGTS e seguro desemprego;
- aposentadoria;
- salário-maternidade;
- auxílio-doença.
Caso o empregador deixe de registrar informações trabalhistas, poderá incorrer em auto de infração e procedimentos administrativos, conforme determina a CLT.
Como funciona?
Conforme a portaria 1.065/2019, toda pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas (portadora de um CPF) possui uma carteira de trabalho digital. No entanto, é necessário habilitar o documento para usá-lo.
Mas a habilitação exige um passo a passo, conforme mostraremos ao longo do conteúdo.
Vale destacar que, após ativar o documento, o trabalhador consegue acompanhar os registros contidos na carteira digital pelo aplicativo disponível para smartphones ou no site do governo.
Outro ponto importante é que, nesse período de transição, o trabalhador que já tem a carteira antiga não precisa migrar para o modelo eletrônico.
Isso porque a CTPS impressa continuará válida e a digitalização ocorrerá na emissão de um novo documento.
Por que mudou?
O modelo virtual já existia no Brasil desde 2017, antes da Lei da Liberdade Econômica (13.874/2019). Mas seu uso era limitado. Assim, a digital passou a valer como alternativa à CTPS física, a partir de 2019.
A CTPS mudou para substituir efetivamente a carteira física. Logo, antes de 2019, ambas coexistiam, mas a opção digital não servia para substituir a carteira de papel.
Outra mudança importante diz respeito às informações contidas na CTPS.
Antes, o formato digital não contava com todos os dados sobre férias, alterações de jornada, mudança de cargo e outras questões relevantes.
A novidade resolve um problema comum: o extravio da carteira impressa. Quando havia extravio ou faltava espaço para novas anotações, o profissional precisava emitir a segunda via da CTPS.
No formato digital, todas as informações trabalhistas ficam armazenadas no eSocial. O sistema permite acesso do trabalhador a qualquer momento e diminui a burocracia nas empresas.
Quais as vantagens da carteira de trabalho digital?
Além de ter validade em todo o território nacional, a carteira de trabalho digital tem outras vantagens para o trabalhador e para as empresas. Confira alguns benefícios:
- a emissão da carteira digital dispensa agendamento de horário. Logo, o profissional não precisa buscar atendimento no Ministério do Trabalho;
- a carteira digital fica pronta no mesmo dia, enquanto a CTPS antiga demorava até 10 dias para emissão;
- o empregador pode verificar todos os antecedentes do colaborador diretamente na internet;
- facilidade no registro das informações, realizadas no portal eSocial;
- a empresa não precisa solicitar o documento físico para consultar informações anteriores;
- o aplicativo da CTPS digital está integrado com órgãos do governo (CAGED, PIS e eSocial), diminuindo erros, fraudes e concessões indevidas de benefícios trabalhistas;
- o formato digital permite identificar inconsistências nas informações;
- o trabalhador consegue acessar seus dados com rapidez, pelo aplicativo;
- a CTPS virtual oferece mais segurança e evita problemas, como deterioração do documento, extravio ou falta de espaço para anotações.
O que a lei diz sobre a carteira de trabalho digital?
A CLT estabelece, na Seção IV do artigo 29, a regulamentação sobre a CTPS impressa. No entanto, a Lei da Liberdade Econômica promoveu alterações no referido artigo.
Confira as regras da carteira de trabalho digital instituídas pela atual legislação e disciplinadas pela Portaria 1.065/2019.
Previsões da lei: criação da carteira de trabalho digital
Art. 15. A Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, passa a vigorar com as seguintes alterações:
“Art. 13.
§ 2º A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) obedecerá aos modelos que o Ministério da Economia adotar.
Art. 14. A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.
Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:
I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia habilitadas para a emissão;
II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;
III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.” (NR)
Art. 15. Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico.” (NR)
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 6º A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.
§ 7º Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta lei.
§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.” (NR)
Previsões da Portaria 1.065/2019: regras específicas de anotação do documento
Art. 1° Disciplinar a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.
Art. 2° Para fins do disposto no Decreto-Lei nº 5.452/1943, a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico.
Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital não se equipara aos documentos de identificação civis de que trata o art. 2º da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009.
Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, sendo necessária sua habilitação.
Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.
Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br.
Parágrafo único. A habilitação da Carteira de Trabalho Digital será realizada no primeiro acesso da conta a que se refere o caput, podendo ser feita por meio de:
I – aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis;
II – serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico www.gov.br.
Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial:
I – a comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo;
II – os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da Carteira de Trabalho em meio digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.
Art. 6º O trabalhador deverá ter acesso às informações de seu contrato de trabalho na Carteira de Trabalho Digital após o processamento das respectivas anotações.
Art. 7º A Carteira de Trabalho em meio físico poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.
Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Como fazer e como acessar a carteira digital?
A carteira física continua em vigência no país. Mas agora os profissionais que ingressam no mercado de trabalho recebem a versão eletrônica. Solicitar a carteira digital é um processo simples, basta seguir alguns passos:
- acesse o Portal do Governo Federal;
- clique em “Criar sua conta”;
- informe os dados pessoais solicitados;
- escolha uma forma de ativação do cadastro (mensagem SMS ou e-mail);
- ao receber a confirmação, cadastre uma senha.
Caso não consiga gerar senha pela internet, o trabalhador pode usar caixas eletrônicos do Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal ou, até mesmo, visitar uma unidade do Ministério da Economia.
O aplicativo Carteira de Trabalho Digital está disponível para sistemas Android ou iOS. Mas observe o proprietário desses aplicativos. Ambos devem pertencer ao Governo do Brasil.
Esse cuidado é importante, pois existem aplicativos não oficiais criados para roubar dados pessoais. Então, após fazer download no aplicativo, acesse-o pelo smartphone:
- ao abrir o sistema, informe o CPF e a senha cadastrada anteriormente;
- depois, confirme informações pessoais, como data de nascimento e nome da mãe.
Feito isso, é possível acessar informações básicas sobre os últimos registros profissionais. Na tela inicial, você verá dados básicos sobre vínculos empregatícios.
Para visualizar informações mais detalhadas, será necessário confirmar novamente a identidade do usuário.
Nesse caso, o sistema pede o nome do empregador mais recente, ano do último contrato registrado e benefício recebido pelo INSS nos 5 anos anteriores.
É fundamental digitar corretamente esses dados. Informações erradas podem bloquear o acesso ao sistema. Com o cadastro concluído e o aplicativo instalado, o número da carteira digital será o CPF.
O que muda para profissionais de RH?
O RH deve se adaptar às mudanças da carteira digital. A principal delas é a necessidade de repassar informações ao eSocial.
Na contratação
Os profissionais não precisam apresentar a antiga carteira de trabalho, basta informar o CPF à empresa. Assim, a empresa deverá registrar a contratação na CTPS eletrônica no prazo de 5 dias.
Empresas com adesão ao eSocial devem registrar o novo contrato na folha de pagamento até um dia antes do início da jornada. As informações vão alimentar o sistema e serão replicadas na CTPS digital.
Já organizações que ainda não aderiram ao eSocial devem fazê-lo. Até lá, as anotações seguem na carteira física.
Se o empregador quiser enviar apenas a admissão preliminar, ele deve cumprir o prazo de 5 dias para registrar informações de salário, data de admissão (já informada na pré-admissão) e condições especiais de trabalho (se houverem).
Durante o contrato de trabalho
Os registros devem ocorrer até o dia 15 de cada mês. Desse modo, o sistema e a CTPS serão atualizados automaticamente.
O eSocial recebe informações sobre registro de trabalhadores, rescisão de contrato, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alterações salariais.
Na rescisão
O empregador tem 10 dias para informar e formalizar o desligamento do funcionário. As demais alterações têm o mesmo prazo do eSocial e devem ocorrer até o dia 15 de cada mês.
O que muda para os colaboradores?
O sistema digital simplifica os processos de contratação. Para o colaborador, basta informar o número do CPF, sem a necessidade de apresentar a carteira física.
Mas a empresa somente conseguirá registrar dados na carteira digital se o funcionário habilitar seu cadastro na plataforma.
Conclusão
Por fim, considere que a carteira de trabalho digital é um avanço importante para as empresas e para os profissionais.
Em um cenário onde a maioria das atividades está digitalizada, contar com sistemas ágeis, práticos e seguros é um privilégio.
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