Carteira de trabalho digital: vantagens, como acessar e o que muda para o RH

Tempo de leitura: 12 minutos

A carteira de trabalho digital modernizou um dos documentos mais importantes para o trabalhador. Ela chegou para facilitar o acesso de empresas e colaboradores aos registros laborais.

Este artigo explicará o que é a carteira de trabalho eletrônica, para que serve, como funciona, benefícios de utilizar o sistema automatizado e outras informações relevantes.

Continue a leitura e descubra ainda como emitir e acessar a CTPS digital.  

O que é carteira de trabalho digital?

Em 2019, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) se tornou digital. A versão eletrônica do documento substitui a CTPS física, criada em 1969. Com isso, ela deixou de ser emitida no mesmo ano. 

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Assim como a carteira de trabalho impressa, a digital é um documento obrigatório para todos os profissionais que exercem atividades remuneradas. Ambas são válidas como documento oficial em todo o território brasileiro. 

Conforme o Governo Federal, desde o lançamento, a carteira de trabalho digital já teve mais de 344 milhões de acessos e se tornou o aplicativo com maior número de downloads no portal gov.br.

Para que serve a carteira de trabalho digital?

A função da CTPS digital é a mesma da carteira física: registrar, resumidamente, acontecimentos relacionados à vida profissional. A vantagem é a facilidade de acesso pela internet

Desse modo, o colaborador consegue visualizar com clareza e praticidade as experiências trabalhistas. E as empresas podem administrar esse documento com mais eficiência, sem precisar recolher a antiga carteira impressa. 

Ainda, o empregador continua registrando na carteira digital informações referentes à admissão, alterações salariais, mudança de local de trabalho e pagamento. Além de férias, 13º salário, rescisão e outros dados relevantes. 

Outra particularidade da CTPS tradicional continua a valer na digital. Ambas servem como documento comprobatório nas ações processuais e garantem direitos trabalhistas, como:

  • FGTS e seguro desemprego;
  • aposentadoria;
  • salário-maternidade;
  • auxílio-doença. 

Caso o empregador deixe de registrar informações trabalhistas, poderá incorrer em auto de infração e procedimentos administrativos, conforme determina a CLT. 

Como funciona?

Conforme a portaria 1.065/2019, toda pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas (portadora de um CPF) possui uma carteira de trabalho digital. No entanto, é necessário habilitar o documento para usá-lo. 

Mas a habilitação exige um passo a passo, conforme mostraremos ao longo do conteúdo.

Vale destacar que, após ativar o documento, o trabalhador consegue acompanhar os registros contidos na carteira digital pelo aplicativo disponível para smartphones ou no site do governo. 

Outro ponto importante é que, nesse período de transição, o trabalhador que já tem a carteira antiga não precisa migrar para o modelo eletrônico.

Isso porque a CTPS impressa continuará válida e a digitalização ocorrerá na emissão de um novo documento. 

Por que mudou?

O modelo virtual já existia no Brasil desde 2017, antes da Lei da Liberdade Econômica (13.874/2019). Mas seu uso era limitado. Assim, a digital passou a valer como alternativa à CTPS física, a partir de 2019. 

A CTPS mudou para substituir efetivamente a carteira física. Logo, antes de 2019, ambas coexistiam, mas a opção digital não servia para substituir a carteira de papel.

Outra mudança importante diz respeito às informações contidas na CTPS. 

Antes, o formato digital não contava com todos os dados sobre férias, alterações de jornada, mudança de cargo e outras questões relevantes. 

A novidade resolve um problema comum: o extravio da carteira impressa. Quando havia extravio ou faltava espaço para novas anotações, o profissional precisava emitir a segunda via da CTPS. 

No formato digital, todas as informações trabalhistas ficam armazenadas no eSocial. O sistema permite acesso do trabalhador a qualquer momento e diminui a burocracia nas empresas. 

Quais as vantagens da carteira de trabalho digital?

Além de ter validade em todo o território nacional, a carteira de trabalho digital tem outras vantagens para o trabalhador e para as empresas. Confira alguns benefícios:

  • a emissão da carteira digital dispensa agendamento de horário. Logo, o profissional não precisa buscar atendimento no Ministério do Trabalho;
  • a carteira digital fica pronta no mesmo dia, enquanto a CTPS antiga demorava até 10 dias para emissão;
  • o empregador pode verificar todos os antecedentes do colaborador diretamente na internet;
  • facilidade no registro das informações, realizadas no portal eSocial;
  • a empresa não precisa solicitar o documento físico para consultar informações anteriores;
  • o aplicativo da CTPS digital está integrado com órgãos do governo (CAGED, PIS e eSocial), diminuindo erros, fraudes e concessões indevidas de benefícios trabalhistas;
  • o formato digital permite identificar inconsistências nas informações;
  • o trabalhador consegue acessar seus dados com rapidez, pelo aplicativo;
  • a CTPS virtual oferece mais segurança e evita problemas, como deterioração do documento, extravio ou falta de espaço para anotações.

O que a lei diz sobre a carteira de trabalho digital?

A CLT estabelece, na Seção IV do artigo 29, a regulamentação sobre a CTPS impressa. No entanto, a Lei da Liberdade Econômica promoveu alterações no referido artigo.

Confira as regras da carteira de trabalho digital instituídas pela atual legislação e disciplinadas pela Portaria 1.065/2019. 

Previsões da lei: criação da carteira de trabalho digital

Art. 15. A Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, passa a vigorar com as seguintes alterações:   

“Art. 13.

§ 2º  A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) obedecerá aos modelos que o Ministério da Economia adotar.

Art. 14. A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.

Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:

I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia habilitadas para a emissão;

II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;

III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.” (NR)

Art. 15. Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico.” (NR)

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

§ 6º A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.

§ 7º Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta lei.

§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.” (NR)

Previsões da Portaria 1.065/2019: regras específicas de anotação do documento

Art. 1° Disciplinar a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

Art. 2° Para fins do disposto no Decreto-Lei nº 5.452/1943, a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à Carteira de Trabalho emitida em meio físico.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital não se equipara aos documentos de identificação civis de que trata o art. 2º da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009.

Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, sendo necessária sua habilitação.

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.

Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br.

Parágrafo único. A habilitação da Carteira de Trabalho Digital será realizada no primeiro acesso da conta a que se refere o caput, podendo ser feita por meio de:

I – aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis;

II – serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico www.gov.br.

Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial:

I – a comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo;

II – os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da Carteira de Trabalho em meio digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.

Art. 6º O trabalhador deverá ter acesso às informações de seu contrato de trabalho na Carteira de Trabalho Digital após o processamento das respectivas anotações.

Art. 7º A Carteira de Trabalho em meio físico poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Como fazer e como acessar a carteira digital?

A carteira física continua em vigência no país. Mas agora os profissionais que ingressam no mercado de trabalho recebem a versão eletrônica. Solicitar a carteira digital é um processo simples, basta seguir alguns passos:

  • acesse o Portal do Governo Federal;
  • clique em “Criar sua conta”;
  • informe os dados pessoais solicitados;
  • escolha uma forma de ativação do cadastro (mensagem SMS ou e-mail);
  • ao receber a confirmação, cadastre uma senha.

Caso não consiga gerar senha pela internet, o trabalhador pode usar caixas eletrônicos do Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal ou, até mesmo, visitar uma unidade do Ministério da Economia. 

O aplicativo Carteira de Trabalho Digital está disponível para sistemas Android ou iOS. Mas observe o proprietário desses aplicativos. Ambos devem pertencer ao Governo do Brasil. 

Esse cuidado é importante, pois existem aplicativos não oficiais criados para roubar dados pessoais. Então, após fazer download no aplicativo, acesse-o pelo smartphone:

  • ao abrir o sistema, informe o CPF e a senha cadastrada anteriormente;
  • depois, confirme informações pessoais, como data de nascimento e nome da mãe. 

Feito isso, é possível acessar informações básicas sobre os últimos registros profissionais. Na tela inicial, você verá dados básicos sobre vínculos empregatícios.

Para visualizar informações mais detalhadas, será necessário confirmar novamente a identidade do usuário. 

Nesse caso, o sistema pede o nome do empregador mais recente, ano do último contrato registrado e benefício recebido pelo INSS nos 5 anos anteriores.

É fundamental digitar corretamente esses dados. Informações erradas podem bloquear o acesso ao sistema. Com o cadastro concluído e o aplicativo instalado, o número da carteira digital será o CPF. 

O que muda para profissionais de RH? 

O RH deve se adaptar às mudanças da carteira digital. A principal delas é a necessidade de repassar informações ao eSocial.

Na contratação

Os profissionais não precisam apresentar a antiga carteira de trabalho, basta informar o CPF à empresa. Assim, a empresa deverá registrar a contratação na CTPS eletrônica no prazo de 5 dias.

Empresas com adesão ao eSocial devem registrar o novo contrato na folha de pagamento até um dia antes do início da jornada. As informações vão alimentar o sistema e serão replicadas na CTPS digital.

Já organizações que ainda não aderiram ao eSocial devem fazê-lo. Até lá, as anotações seguem na carteira física. 

Se o empregador quiser enviar apenas a admissão preliminar, ele deve cumprir o prazo de 5 dias para registrar informações de salário, data de admissão (já informada na pré-admissão) e condições especiais de trabalho (se houverem).

Durante o contrato de trabalho

Os registros devem ocorrer até o dia 15 de cada mês. Desse modo, o sistema e a CTPS serão atualizados automaticamente.

O eSocial recebe informações sobre registro de trabalhadores, rescisão de contrato, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alterações salariais. 

Na rescisão

O empregador tem 10 dias para informar e formalizar o desligamento do funcionário. As demais alterações têm o mesmo prazo do eSocial e devem ocorrer até o dia 15 de cada mês. 

O que muda para os colaboradores?

O sistema digital simplifica os processos de contratação. Para o colaborador, basta informar o número do CPF, sem a necessidade de apresentar a carteira física

Mas a empresa somente conseguirá registrar dados na carteira digital se o funcionário habilitar seu cadastro na plataforma. 

Conclusão

Por fim, considere que a carteira de trabalho digital é um avanço importante para as empresas e para os profissionais.

Em um cenário onde a maioria das atividades está digitalizada, contar com sistemas ágeis, práticos e seguros é um privilégio. 

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