O setor de Recursos Humanos ocupa uma posição cada vez mais estratégica dentro das empresas. Responsável pelo gerenciamento do capital humano, esse setor promove ações que visam atrair, reter e desenvolver talentos. A automação do RH é um recurso cada vez mais necessário para otimizar tarefas operacionais e permitir ações mais efetivas e direcionadas.
Ainda existem muitos processos mecânicos e repetitivos, que demandam tempo e uma força de trabalho valiosa. Atividades como administrar os pagamentos, os benefícios, os pedidos de férias, e o desligamento de funcionários são exemplos de tarefas inseridas no escopo de trabalho do profissional de RH que costumam ser burocráticas e custosas.
A automatização dessas tarefas faz com que o trabalhador possa focar nas ações mais estratégicas no âmbito da gestão de pessoas. Graças às novas tecnologias — como a inteligência artificial — já é possível ter no setor um verdadeiro diferencial competitivo.
Veja também: E-book Automação no RH e DP: Guia completo para processos mais eficientes
Neste artigo, você vai conhecer os motivos para investir na automação, as alternativas disponíveis no mercado e os processos que podem ser automatizados. Continue a leitura!
Porque investir na automação do RH?
Automatizar processos pode ser uma alternativa para as empresas que buscam diminuir seus prejuízos financeiros. O setor de RH é responsável por uma série de atividades diárias que demandam tempo e concentração, tornar as máquinas responsáveis por esses exercícios operacionais faz com que o funcionário desloque sua capacidade intelectual e criativa para outras atividades.
Ao oferecer a possibilidade de analisar dados e fazer planos de ações para melhorias e desenvolvimento, a automação de RH possibilita aos funcionários do setor a possibilidade de agirem como gestores, impactando realmente o resultado final das empresas.
Existem vários benefícios para contar com a automação de processos, tais como:
Ganho de tempo
Organizar um processo seletivo enquanto planeja um treinamento, para mais tarde fazer o fechamento das folhas de pagamento. Cronogramas como esse são comuns na rotina de muitos profissionais de RH.
São muitas responsabilidade para um espaço de tempo curto. Com o crescimento e a transformação do setor, surge uma necessidade cada vez maior de otimizar o trabalho, e a automação é uma grande aliada nesse processo.
Com as ferramentas corretas, é possível realizar as tarefas com mais agilidade e criar uma rotina de trabalho mais produtiva. Isso possibilita ao setor ser mais estratégico e eficiente, ganhando mais tempo para cada atividade.
Redução de erros
O profissional de recursos humanos é um dos mais importantes dentro da empresa. Isso acontece porque os processos realizados por ele podem afetar diretamente a produtividade de toda a organização. Sendo assim, uma forma de garantir o crescimento é reduzir a possibilidade de falhas humanas.
A utilização de metodologias manuais e repetitivas depende de muitas variáveis para ser bem sucedida. Algumas delas, extremamente subjetivas. A automação do trabalho tira do profissional o peso dessa responsabilidade e permite que ele assuma uma função mais voltada para o monitoramento.
Torna a equipe mais eficaz
Diante da palavra automação é comum haver receio entre os funcionários que atuam no setor. Mas é importante esclarecer que esse processo não substitui, apenas desloca as pessoas para funções mais estratégicas.
Automatizar um processo seletivo, por exemplo, requer um planejamento que somente um funcionário com profundo conhecimento da política interna da empresa pode ter. A automação do RH apenas coloca as pessoas certas nas posições mais adequadas para elas.
Como automatizar os processos?
A automação do RH requer alguns passos. Planejamento, definição de metas e integração da equipe são alguns deles. Antes de partir para a automação é preciso ter uma definição clara dos processos e dos profissionais envolvidos, além de construir indicadores para realizar o monitoramento e a avaliação da produtividade.
Concluído o planejamento estratégico, é preciso escolher um bom software de gestão de RH. Atualmente, o que não faltam são opções de ferramentas que utilizam a tecnologia de inteligência artificial no mercado.
O recomendado é realizar uma pesquisa aprofundada para escolher aquele que está mais alinhado com os objetivos da empresa, e fazer testes em busca do melhor custo-benefício.
Quais processos podem ser automatizados?
Recrutamento e seleção
Este é um dos processos que mais demandam tempo de um profissional do RH. Trazer novos profissionais para a empresa requer cautela e planejamento, além de uma comunicação eficaz com outros setores.
No entanto, com a definição de um fluxo de trabalho padronizado, é possível utilizar a tecnologia a seu favor. Hoje em dia, existem softwares que possibilitam encontrar, contactar e até fazer uma triagem inicial pela internet. Até mesmo o envio de feedbacks aos candidatos pode ser automatizado.
Comunicação interna
Manter uma comunicação institucional efetiva é um desafio para muitos gestores de RH. São muitas orientações, informações e divulgações a serem feitas, as vezes em um curto período de tempo.
Neste caso, a automação permite ampliar os canais de comunicação e a velocidade com que as mensagens chegam a seus respectivos destinatários, além de monitorar a repercussão.
Folha de pagamento
Realizar os pagamentos é a atividade que mais gera cobranças para o setor de RH. Por isso, essa atividade é uma das tarefas que se beneficiam mais fortemente da automação. Além de reduzir a possibilidade de erros, os softwares ajudam o profissional a cumprir prazos e prestar contas.
Desligamentos
A demissão de colaboradores é sempre um processo delicado, que requer sensibilidade por parte do profissional. No entanto, envolve também muitos detalhes burocráticos que não precisam ser realizados manualmente.
São muitos documentos, transações financeiras complexas e prazos apertados para cumprir. Ciente da política interna e dos trâmites legais referentes ao assunto, é possível aplicar ferramentas que conferem agilidade e praticidade na condução desse processo.
Arquivamento de dados
A rotina do profissional de RH é composta por uma infinidade de processos, que precisam ser bem documentados e armazenados. Autorizações, contratos e cadastros são alguns exemplo.
A utilização das ferramentas corretas de automação permite não somente uma maior organização no armazenamento, mas também mais facilidade na localização posterior desses dados.
Essas são apenas algumas das atividades que podem se beneficiar da automação do RH. A substituição dos processos manuais pelos automáticos é apenas uma das inúmeras tendências para o futuro do setor.
Outro bom exemplo de possibilidade oferecida pela tecnologia é a utilização de People Analytics, ou seja, a coleta e a análise de dados sobre os colaboradores. Esse recurso permite uma análise do perfil comportamental de toda a equipe, possibilitando formar times de alta performance.
Se você quer saber mais sobre como a automação do RH funciona e outras ferramentas que podem otimizar os processos do setor, aproveite sua visita e entenda como o People Analytics e os seus algoritmos funcionam.
