Aposente o Excel e ingresse na era do software no RH

Tempo de leitura: 8 minutos

O departamento de recursos humanos, talvez nas últimas duas décadas, encontrou no Microsoft Excel e em programas similares um de seus maiores aliados. Planilhas e tabelas de todo tipo mantinham, ou ainda mantêm, dados e informações de todos os funcionários de algumas empresas e corporações: faltas e presenças, salários e benefícios, admissões e demissões, e muito mais.

Contudo, estamos vivendo um momento diferente no tocante à tecnologia. Sistemas e plataformas hoje trabalham de modo completamente online, por vezes na chamada nuvem, e trocam informações a todo momento. A complexidade dos bancos de dados aumentou e um simples Excel pode ser, apesar da facilidade de uso, uma bomba-relógio prestes a explodir no departamento de RH de sua empresa.

Não que o Excel não possa ser utilizado, mas pense direito: qual a real função desse programa? Criar tabelas e listas de organização? Gerir bancos de dados?

Não, em primeira instância, o Excel foi desenvolvido para efetuar cálculos e gerar planilhas e formulários nos quais eles fossem automaticamente realizados. Em alguns casos, ele sempre se aplicou, como em cálculos de benefícios de funcionários, organização de turnos, entre outros. Mas mesmo para essas tarefas, há hoje programas e sistemas específicos.

Como se livrar do Excel?

Calma, você pode mantê-lo instalado no computador e até mesmo usá-lo para algumas aplicações específicas. Contudo, uma primeira etapa é necessária para livrar-se do Excel nas aplicações nas quais ele não mais deveria ser utilizado (ou nunca deveria ter sido). É a etapa de definição de funções.

Nesse primeiro estágio, você e sua equipe, ou mesmo a empresa em sua totalidade, deverão separar as tarefas nas quais o Excel deve ou pode ser aplicado, daquelas nas quais ele não é a ferramenta correta ou a ser utilizada.

O primeiro grande passo para livrar-se do uso de planilhas em lugar de softwares de gestão em RH é o compartilhamento. Sistemas como o Google Docs permitem que planilhas sejam consultadas e editadas por várias pessoas em tempo real, garantindo que a versão online é sempre, de fato, a mais atualizada disponível. O que ocorre muito em departamentos de RH que ainda utilizam o Excel como base de seus dados e informações é o prejuízo decorrente das diferenças de versão de um mesmo documento.

Não raramente, funcionários consultam planilhas que ainda não possuem dados atualizados – trabalhando suas decisões e tarefas com base em informações que já não mais são válidas.

Implementando softwares

Muitas empresas fogem da implementação de softwares mais modernos e bancos de dados, não apenas no setor de recursos humanos. Uma das desculpas é que os dados terão de ser inseridos no novo sistema.

A grande verdade é que 99% dos sistemas e plataformas mais modernas inclusive aceita planilhas em Excel como entrada de dados – ou seja, simplesmente integrando o software e adicionando as planilhas existentes ao novo sistema, é possível começar uma nova era de tecnologia em sua empresa.

A entrada manual de dados é algo, aliás, que é necessária quando se utilizam planilhas na gestão – muitas vezes diferenças em campos, colunas e linhas não permitem que dados sejam cruzados ou compartilhados em diferentes planilhas, levando a erros, problemas de sincronização e decisões tomadas sem o conhecimento pleno dos dados existentes – um verdadeiro caos.

Claro, a implementação de novas plataformas exige sim algum investimento, mas em muitas empresas esse aporte é compatível com os custos resultantes das falhas e problemas de se operar com um sistema obsoleto, como é o uso de planilhas.

Vício de colaboradores

Outro problema que impede empresas de migrar suas plataformas e sua gestão de RH para softwares e sistemas modernos é o vício de funcionários em relação ao uso de planilhas. Acostumados com a gestão e controle via Excel, muitos argumentam que mudanças levariam funcionários a errar com maior frequência, além de discutir o investimento indesejável em treinamentos e cursos para reciclar ou ambientar os colaboradores a novas práticas.

Entretanto, esse é outro argumento que na maioria dos casos se prova inválido. Primeiro, porque funcionários podem ser substituídos, e precisariam de qualquer modo de treinamento no início para que pudessem absorver as práticas de sua empresa.

Em segundo lugar, a grande maioria das empresas de tecnologia e venda de sistemas e softwares hoje em dia atuam como consultorias especializadas – o treinamento e capacitação, nesse caso, são parte do próprio processo de implementação dos sistemas. Cada colaborador e usuário de uma nova plataforma, assim, recebe treinamento no uso da mesma.

Em último lugar, o uso do Excel não é algo tão simples: muitos colaboradores não compreendem as mínimas funções do programa, especialmente no campo matemático e estatístico, e precisam de treinamento constante para realizar mesmo pequenas tarefas.

Em tese, muitos profissionais já sabem usar o Excel quando ingressam nas companhias, mas principalmente se você trabalha no campo de RH, sabe que isso não é uma verdade. A grande maioria das pessoas que diz ter noções de Excel quando muito sabe utilizar o software apenas para montar tabelas, quando o potencial do programa vai muito além disso.

Ganhos de produtividade

Os ganhos em termos de produtividade para a migração do sistema de RH do Excel para plataformas especializadas, além disso, não se restringe ao próprio departamento. Todas as tarefas processadas pelos recursos humanos se tornam mais automatizadas e com isso também se ganha tempo e produtividade em outras áreas da empresa.

Solicitações são mais rápidas, processos de admissão e demissão são dinâmicos, controles realizados em departamentos e lideranças se tornam mais eficazes e mesmo a gestão de benefícios ou comissões é algo que se torna não apenas mais rápido, mas inclusive mais transparente.

Mas, se você ainda prefere ficar com o Excel no seu RH, tudo bem, pode ser que seus concorrentes também permaneçam obsoletos, a questão é por quanto tempo mais o farão.

Excel no RH

Mas pode ser que você ainda esteja descrente. Por isso, vamos relacionar de forma rápida todas as vantagens e desvantagens do uso do Excel e de planilhas no controle e gestão de um departamento pessoal, para depois fazermos o mesmo em relação a softwares e novas tecnologias. Em relação ao Excel, primeiramente, podemos relacionar como desvantagens:

  • Custo de licenças e necessidade de atualização frequente;
  • Ausência de mecanismos em tempo real;
  • Inadequação da plataforma para dados e informações;
  • Criação de várias versões diferentes de um mesmo documento;
  • Lentidão na tomada de decisões;
  • Falhas de operação de usuários difíceis de rastrear e ajustar;
  • Colaboradores que não dominam o uso da plataforma;
  • Dificuldade de integração com outros sistemas existentes.

Em relação às vantagens, tecnicamente é um software popular, e por isso muitas pessoas sabem utilizá-lo, além do que é parte integrante de muitos computadores, vindo de fábrica instalado e reduzindo investimentos e custos com sistemas. Contudo, já refutamos esses argumentos anteriormente, pois em boa parte das vezes eles são falsos.

Contudo, quando analisamos a opção de uma plataforma especializada, podemos chegar a uma série de vantagens que, na verdade, resolvem muitos dos problemas que o Excel apresenta como suas principais desvantagens:

  • Custo baixo ao longo do tempo;
  • Operação em tempo real, seja em redes locais ou por meio da internet, especialmente para plataformas que já operam na chamada nuvem;
  • Rapidez na tomada de decisões e no acesso a informações e relatórios;
  • Extinção de versões diferentes de um mesmo documento e banco de dados, e sincronização total entre planilhas e informações de trabalho;
  • Adequação da plataforma ao trabalho no RH e especialização das ferramentas para processos do setor;
  • Redução do número de falhas, pela objetividade das plataformas, e facilitação no rastreamento de erros, bem como na sua solução;
  • Colaboradores treinados e focados;
  • Integração facilitada com outros sistemas e conformidade com padrões utilizados online e por outros programas.

Essas vantagens ilustram um fato simples, mas que muitas empresas e empresários não querem ver em relação ao Excel – seja para uso em RH ou em outras áreas da empresa. Trata-se do desvio de finalidade.

Imagine o seguinte exemplo. Você precisa mandar uma fotografia em alta resolução para alguém. Você tira uma foto com uma boa câmera e a envia por e-mail para alguém, em um formato de arquivo que seja editável e padrão para esse tipo de mídia, como JPG ou PNG. Mas imagine que você pega essa mesma imagem, cola no Word, e envia o arquivo como DOC ou DOCX.

Sim, o usuário, do outro lado, ainda poderá ver a foto, mas terá dificuldades para compartilhá-la, utilizá-la e principalmente para editá-la. O mesmo ocorre com o Excel. Mantendo o software no RH e outros departamentos, você está utilizando a ferramenta errada, e isso pode ter consequências desastrosas quando pensamos em algumas simples possibilidades.

E aí? Que tal fugir do Excel e começar a usar uma plataforma que ajuda o seu RH na tomada de decisões?

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