Admissão: o que é e como fazê-la de forma correta

Confira nosso guia completo e atualizado sobre o processo de admissão com dicas práticas e soluções para o RH e o DP
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Dentro do recrutamento e seleção, a admissão consiste em todas as etapas, desde a abertura de uma vaga até a realização do trâmite de contratação

Apesar desse parecer um processo normal no dia a dia do RH e DP, ele ainda é um desafio para grande parte das empresas, que não conseguem estruturar as tarefas de forma estratégica.  

Pensando nisso, a Sólides desenvolveu este guia completo e atualizado sobre o processo de admissão, com dicas práticas e soluções para os desafios enfrentados pelas organizações. 

O que é admissão?

A admissão, engloba todo o processo de anunciar a vaga, realizar a entrevista, traçar um perfil dos entrevistados, contratar e cuidar de toda a parte legal da colocação, além de documentação e integrar o novo colaborador ao time e à empresa no mome.

O objetivo da admissão é encontrar e selecionar os candidatos mais qualificados do mercado, construindo uma equipe forte e com fit cultural. Todo o trâmite é realizado pelo gestor dos Recursos Humanos junto às lideranças. 

Definir o passo a passo com um bom planejamento é indispensável para o sucesso das admissões. Dessa forma, o RH deve colocar todos os seus esforços para tornar o processo mais eficiente e otimizado, minimizar os erros e acertar em cheio na nova contratação.

Vale lembrar que contratações eficientes podem trazer inúmeros benefícios para as organizações como redução de custos, aumento da performance e melhora no clima organizacional. A escolha certa dos novos colaboradores também impacta diretamente nos índices de turnover. 

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Quais as etapas do processo de admissão?

O processo de admissão é uma tarefa complexa, que envolve as etapas de:

  • Planejamento da vaga
  • Divulgação da vaga
  • Recrutamento e seleção
  • Avaliação médica e documental
  • Integração do novo colaborador.

Planejamento da vaga

A primeira etapa consiste no planejamento da vaga. Aqui, é preciso levar em conta os objetivos do negócio e as exigências do cargo. Nessa etapa, também é definido o perfil ideal de candidato, o que ajudará na triagem dos currículos. 

É preciso que todo o escopo da vaga esteja bem definido para que os candidatos entendam quais serão as suas responsabilidades e saibam se a sua trajetória profissional é compatível com o trabalho proposto.

Divulgação da vaga

Com todas as responsabilidades e requisitos definidos, a próxima etapa é criar a descrição da vaga para começar a divulgação. É importante entender os diferenciais competitivos da sua empresa e destacá-los para atrair os melhores candidatos. 

Mostrar os benefícios corporativos oferecidos, por exemplo, pode ser uma estratégia interessante para agregar mais valor às vagas. 

Na hora da divulgação, é ideal utilizar canais distintos para expor a vaga aos futuros candidatos, como o site oficial da empresa, as redes sociais e demais plataformas de vagas. É interessante realizar um estudo de perfil do candidato ideal para entender em quais canais ele está, garantindo mais assertividade na busca. 

Recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção é um dos mais complexos na admissão de colaboradores. Ele envolve diversas atividades como triagem de currículos, entrevistas, testes e dinâmicas e vai ajudar o RH a selecionar aqueles candidatos que têm as habilidades necessárias e o fit cultural

Algumas ferramentas e tecnologias podem tornar o processo de seleção mais rápido e eficiente. É o caso, por exemplo, das plataformas de R&S. Com elas, é possível automatizar a triagem de currículos e facilitar o envio de feedbacks, além de aplicar testes com mais praticidade. 

Além de realizar uma análise minuciosa dos candidatos, o RH também precisa estar preparado para sanar todas as suas dúvidas em relação a vaga e a empresa. Lembre-se que as novas gerações estão cada dia mais criteriosas com as oportunidades, por isso, é importante priorizar a experiência do candidato em todas as etapas. 

Avaliação médica e documental

Após a seleção do candidato perfeito, é hora de reunir documentos e exames para formalizar a negociação. Essas informações precisam ser repassadas para o Departamento Pessoal para a efetivação do contrato de trabalho. 

Como esse processo envolve papeladas e assinaturas, é necessário que os documentos sejam bem detalhados, permitindo uma ação simplificada. Assim, informe ao profissional a lista de documentos de admissão necessários, prazos para a apresentação, local e data do exame admissional, condições de contratação e outros detalhes relevantes. 

Integração do novo colaborador

Por fim, a última etapa é o processo de onboarding ou integração do novo colaborador. Aqui, são fornecidas informações relevantes sobre a cultura e os processos da empresa, além de treinamentos e ações com o restante do time. 

O processo de integração possibilita que a adaptação do profissional seja mais leve e tranquila, evitando desconfortos e pedidos de demissão precoces. 

Quais os tipos de admissão?

Existem diversos tipos de admissão, como Jovem Aprendiz, contrato de estágio, contratação temporária, trabalho autônomo, contrato de experiência e contrato por tempo indeterminado.

Vale destacar que o modelo a ser adotado deve atender às necessidades da empresa. Para isso, observe as características de cada modalidade antes de definir a melhor para a organização:

Jovem Aprendiz

Regido pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/00), o programa Jovem Aprendiz é um contrato com tempo determinado de, no máximo, 2 anos, voltado a estudantes com idade entre 14 e 18 anos. 

Esse contrato resulta em anotação na Carteira de Trabalho e deve estar vinculado à matrícula e à frequência do menor no ensino regular. Portanto, a jornada de trabalho do Jovem Aprendiz deve ser realizada no contra turno escolar. A remuneração deve ter como base o salário mínimo vigente e ser compatível com a quantidade de horas trabalhadas.

Contrato de estágio

Nessa modalidade, o colaborador não tem vínculo empregatício e não é regido pela CLT. Portanto, o contrato funciona como uma complementação educacional dos cursos técnicos e superiores.  

O documento é regulado por um termo de compromisso firmado entre o estagiário e a empresa, coberto por um Seguro de Acidentes Pessoais. Para tanto, ele deve explicitar, de forma clara e objetiva, quais atividades serão desempenhadas pelo candidato. Além disso, a duração do estágio não pode exceder dois anos (exceto quando se tratar de estagiário portador de deficiência). Além disso, a jornada de trabalho será de:

  • 4 horas diárias e 20 horas semanais (para estudantes de Educação Especial e dos anos finais do ensino fundamental na modalidade EJA);
  • 6 horas diárias e 30 horas semanais (para estudantes do Ensino Superior, da educação profissional de nível médio e do ensino médio regular);
  • 40 horas semanais (no caso de estágio referente a cursos que alternam teoria e prática nos períodos sem aulas presenciais e desde que previsto no projeto pedagógico do curso e da instituição de ensino). 

Contratação temporária

Outra modalidade com tempo pré-determinado. Nesse caso, o período de serviço pode variar de 90 dias a, no máximo, dois anos. O trabalhador temporário é contratado por uma empresa de trabalho temporário para prestar serviço atendendo demandas imprevisíveis ou decorrentes de fatores previsíveis, de natureza intermitente, periódica ou sazonal de determinada empresa. 

Ainda, o contrato temporário é utilizado nos casos em que algum colaborador entrou em licença médica ou tirou férias. Mas essa modalidade de contratação exige alguns enquadramentos previstos em lei, como:

  • Trabalhar em atividades transitórias que surgem em períodos de grande demanda, como altas temporadas turísticas ou em festas de final de ano;
  • O serviço prestado deve justificar a contratação por prazo determinado. 

➡️ Descubra também: Viagens a trabalho: direitos e obrigações do colaborador

Trabalho autônomo

Realizado por profissional de forma independente e sem vínculo empregatício. Nesse caso, a empresa requisita o trabalhador autônomo que tem habilidades técnicas, manuais ou intelectuais para o serviço. 

Dessa forma, nessa contratação, as tarefas são realizadas sem que o profissional esteja subordinado ao empregador. Além disso, ele atua em um projeto específico da empresa. A vantagem do contrato autônomo é a possibilidade de negociar as relações de trabalho com mais liberdade, principalmente em relação aos horários e à remuneração. 

Contrato de experiência

Corresponde a um contrato de trabalho por prazo determinado de até 90 dias. Nesse período, a empresa pode avaliar se o candidato tem as competências exigidas para o cargo e se encaixa na cultura organizacional.

Da mesma forma, o novo colaborador tem a oportunidade de decidir se está disposto para a função e se o emprego atende aos seus anseios. 

De acordo com a CLT, não há período mínimo para o contrato de experiência e os 90 dias podem ser divididos em até duas partes — por exemplo, contrato de 30 dias e prorrogação de mais 60. Portanto, o colaborador em contrato de experiência tem os mesmos direitos dos demais colaboradores com contratos regulares. Isso só muda no caso de uma eventual demissão. 

Contrato por tempo indeterminado

A última modalidade é a contratação que resulta na admissão plena e sem data prevista para o fim do vínculo empregatício. Esse é o modelo de contrato mais comum nas empresas. 

De maneira geral, se o empregador não dispensar o profissional no final do contrato de experiência ou o colaborador não solicitar seu desligamento, o contrato por tempo indeterminado começa automaticamente após o término do período de experiência.

Vale destacar que a rescisão do contrato pode ocorrer a qualquer momento, desde que alguma das partes (empregador ou empregado) comunique aviso-prévio. 

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O que a lei diz sobre a admissão?

A legislação trabalhista é quem estabelece as diretrizes para o processo de admissão. De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa deve cumprir uma série de requisitos legais para o processo de contratação.  Entre elas, assinar o registro na carteira de trabalho, realizar os exames admissionais e pagar o salário mínimo ou o piso salarial da categoria. Sobre as anotações na carteira e o prazo para o mesmo, o artigo 29 da lei nº 5452 deixa claro: 

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. 

§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.

Além disso, a legislação determina duas outras formas de admissão: acordos verbais e admissão tácita. Esses dois modelos caracterizam o vínculo empregatício, mesmo que o empregador descumpra os procedimentos legais de registro. 

Isso significa que, ainda que o empregador deixe de assinar a carteira do profissional, isso não descaracteriza o vínculo de trabalho. Dessa forma, além de receber punições, a empresa pode ser processada pelo empregado. 

A admissão mudou com a nova lei trabalhista?

A nova lei trabalhista (Lei n° 13.467, de 2017) trouxe algumas mudanças nas modalidades de contratação. A primeira delas é que o trabalho remoto, ou home office, passou a ter previsão legal e contratual. Portanto, modelos em regime de produtividade, intermitente e de trabalho autônomo também passaram a ser permitidos. 

Os contratos temporários também sofreram modificações. Agora, eles têm prazo de 180 dias e podem ser prorrogados por mais 90. 

Quais documentos são necessários para a admissão?

A admissão é uma das principais rotinas do Departamento Pessoal. Portanto, para realizá-la corretamente e evitar problemas junto à legislação trabalhista, conheça, a seguir, a lista dos documentos que devem ser apresentados pelo novo colaborador. 

Documentos pessoais

  • Carteira de identidade;
  • Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); 
  • Foto 3x4;
  • Título de eleitor;
  • Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
  • Comprovante de residência.

Comprovantes escolares

  • Comprovante de escolaridade (Diplomas, certificados, histórico escolar).

Certificados militares

  • Certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos.

Documentos específicos

  • CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos; 
  • Cópia da certidão de casamento, se for o caso; 
  • Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos; 
  • Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos; 
  • Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos; 
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.
  • Carteira profissional para profissões específicas.

Caso o novo colaborador não tenha cadastro no PIS, a empresa deve fazer o encaminhamento e incluí-lo no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).

Nunca solicite informações que possam constranger o colaborador. Dessa forma, evite questões particulares e não peça exames de saúde de natureza íntima, como HIV ou teste de gravidez, bem como declaração de regularidade junto ao SPC.

Todos os documentos são exigidos para proteger a empresa em eventuais fiscalizações do Ministério do Trabalho, além de garantir os direitos trabalhistas previstos em lei. Assim, é preciso informar de maneira clara a necessidade de todas as informações e pedir para que o colaborador providencie tudo com agilidade. 

O prazo limite para a organização devolver os documentos admissionais ao colaborador é de 5 dias. Depois dos registros, a empresa tem 48 horas para devolver a carteira do funcionário.

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O que é e para que serve o exame admissional?

O exame admissional é uma inspeção médica exigida por lei nos contratos CLT. Ela serve para verificar se os novos contratados estão aptos ou não a exercerem suas funções. Cada posição pode exigir exames diferentes, de acordo com as necessidades e riscos do cargo. 

Portanto, esse tipo de exame está previsto no artigo 168 da CLT e na Norma Regulamentadora nº 7 (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional). Dessa forma, a legislação determina que eles sejam obrigatórios na admissão, na demissão e periodicamente.

Em geral, é analisado o histórico do paciente, sua condição de saúde física, mental e emocional, ocorrências e procedimentos cirúrgicos e patologias crônicas. Após a triagem, o médico pode solicitar exames complementares. 

A avaliação médica é benéfica para ambas as partes. Para o profissional, ela garante assistência em casos de acidentes, reúne dados comprobatórios e comprova se alguma doença afetou o trabalhador durante sua estadia na empresa. 

Já em relação ao empregador, o documento serve como prova para evitar multas e ações trabalhistas, indica se o profissional precisa de condições especiais de trabalho e ajuda a reduzir acidentes e índices de absenteísmo

Principais erros para evitar no processo de admissão

Como vimos, o processo de admissão de novos funcionários envolve muitas etapas e detalhes. Sendo assim, é essencial que RH e DP se unam para realizar todos os passos com cuidado e atenção. Assim, entre os erros mais comuns desse tipo de processo, podemos citar:

  • Não respeitar as leis trabalhistas;
  • Esquecimento de passos importantes como assinatura da carteira, exame admissional ou inserção de dados no e-Social;
  • Descumprimento de prazos;
  • Falta de documentação e organização de dados;
  • Processos excessivamente burocráticos, que comprometam a experiência do candidato;
  • Não descrever a vaga com clareza;
  • Não se preocupar com o fit cultural e o perfil comportamental;
  • Falta de comunicação clara e feedbacks com candidatos selecionados ou não;
  • Contratar profissionais PJ para exercer uma função como CLT;
  • Falta de um bom plano de integração que esclareça normas e diretrizes da empresa. 

💡Leia também: 

Quais os malefícios de uma contratação errada?

Entre os diversos prejuízos relacionados a uma contratação que não deveria ocorrer, os principais são turnover, ou rotatividade, baixa produtividade e queda nos resultados.

➡️ Saiba mais: Contratação errada: quanto custa e 10 dicas de como evitar

Qual a importância de um processo admissional estruturado?

Um processo de admissão bem estruturado vai fazer toda a diferença nos resultados do negócio, além de trazer vantagens palpáveis, como veremos a seguir. 

Redução de custos

Ao estruturar todo o processo, você garante mais agilidade na seleção dos talentos, o que ajuda na redução de custos. Além disso, minimiza erros e atrasos, que poderiam gerar multas e gastos adicionais. 

Melhoria na qualidade das contratações

Um processo planejado e realizado com calma também garante um aumento de assertividade na seleção dos candidatos mais qualificados, além de analisar o fit cultural, trazendo talentos alinhados aos valores do negócio. 

Maior agilidade

O planejamento do processo também reduz o tempo de preenchimento das vagas, garantindo contratações mais rápidas e evitando a sobrecarga de trabalho dos colaboradores. 

Diminuição da rotatividade

Com contratações mais adequadas, é possível reduzir a rotatividade dos colaboradores, diminuindo custos de recrutamento e treinamento. Isso porque, os profissionais escolhidos passam por avaliações criteriosas e já entram com expectativas e objetivos alinhados. 

Melhoria da imagem da empresa

Por fim, um processo admissional estruturado ajuda no fortalecimento da imagem da marca como empregadora, melhorando sua reputação no mercado e, consequentemente, a atração de talentos.

Checklist com passo a passo do processo admissional

Confira um checklist para você não esquecer nenhuma etapa do processo de admissão:

  • Definição do perfil ideal do candidato, necessidades da empresa e orçamento para a vaga;
  • Criação de descrição da vaga com responsabilidades, requisitos desejáveis e obrigatórios, benefícios corporativos e informações sobre a empresa;
  • Escolha dos canais de divulgação e publicação das vagas;
  • Definição de critérios de seleção, etapas do processo e ferramentas que fazem parte do processo;
  • Triagem de currículos;
  • Aplicação de entrevistas, testes e dinâmicas;
  • Seleção dos candidatos aprovados;
  • Feedbacks para todos os participantes;
  • Verificação e levantamento de documentos necessários;
  • Realização de exames admissionais;
  • Assinatura da carteira e contrato de trabalho;
  • Inserção de dados no e-Social (até o dia anterior ao início das funções);
  • Criação do plano de onboarding;
  • Aplicação do plano de integração do novo funcionário.

Não esquece de salvar esses passos, pois com eles fica muito mais fácil melhorar o seu employer branding e toda a experiência do candidato.

Software completo e mapeamento comportamental: quais as vantagens na admissão?

Uma plataforma de recrutamento e seleção com mapeamento comportamental pode ser de grande ajuda no processo de admissão de uma empresa. Isso porque, ela traz funcionalidades inteligentes e estratégicas, como: 

  • Gerenciamento de vagas e candidatos;
  • Automação de tarefas;
  • Triagem de currículos com base em critérios selecionados;
  • Agendamento de entrevistas;
  • Aplicação de testes online;
  • Avaliação de currículos;
  • Integração com outros sistemas da empresa;

Além disso, esse tipo de solução agrega elementos da gestão comportamental, ajudando o RH a identificar os pontos fortes e fracos de cada candidato e como ele tende a se comportar em diferentes situações. 

Dessa forma, ao traçar o perfil comportamental dos profissionais, fica mais fácil prever situações e traçar estratégias para que suas habilidades se complementam com os perfis já existentes na empresa. 

Portanto, um software completo de R&S, como a Sólides, pode trazer inúmeras vantagens para a gestão de pessoas, aumentando a eficiência e a agilidade do processo, reduzindo custos e rotatividade e trazendo muito mais assertividade e qualidade na seleção dos talentos certos. 

Concluindo, o processo de admissão é um dos mais importantes e trabalhosos dentro de uma organização. Ele exige cuidado e estratégia, não só para garantir a escolha dos melhores talentos, mas também para assegurar que a empresa está cumprindo as determinações legais. 

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