Admissão digital: o que é, como ela funciona e como aplicar!

Tempo de leitura: 9 minutos

Conseguir otimizar processos de contratação e a burocracia da entrega de documentos ajuda na chegada de novos colaboradores. A admissão digital é uma maneira de reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa, além de tornar esse procedimento mais ágil.

Provavelmente, como gestor, você já pensou em implementar alguma nova tecnologia para melhorar a experiência do seu cliente. Mas também é importante automatizar seus processos internos para atender as novas demandas do mercado.

Por meio de softwares é possível deixar o processo de admissão mais rápido e efetivo, proporcionando um impacto positivo ao profissional logo no início da sua jornada na empresa. 

Se esse processo parece um pouco moderno demais para você, continue a leitura e entenda melhor o que é a admissão digital e como ela facilita na contratação dos melhores talentos para a sua empresa!

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que é admissão digital?

De acordo com as normas da CLT, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários, ou seja, cópias de documentos são solicitadas na admissão, junto a outros formulários e fichas. Logo, a admissão digital nada mais é que permitir que o colaborador recém-contratado envie esses documentos via internet — sem a necessidade de se deslocar até a empresa.

Esse processo é realizado por meio de um software de RH, que possibilita o recebimento e o armazenamento dessas informações em nuvem. Assim, todos os dados ficam organizados em um só lugar.

Entretanto, por enquanto, a admissão digital não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Ainda, existem alguns documentos que precisam ter uma versão física na empresa, como atestados de saúde ocupacional. Mesmo assim, a admissão online otimiza muito essa etapa. 

Qual a importância de digitalizar os processos de admissão?

A admissão digital veio para auxiliar na automatização dos processos no setor de RH, possibilitando que o gestor de pessoas deixe a parte burocrática para as máquinas — sobrando mais tempo para focar em projetos e estratégias que motivem e engajem seus colaboradores. 

Além disso, ela também facilita a vida do novo colaborador junto à empresa. Imagine a seguinte situação: o profissional entrega toda a documentação solicitada para a admissão e se esquece de algo — precisará voltar ao setor de RH em um outro dia para entregar o que falta. 

Com a admissão digital isso não acontecerá, deixando o profissional muito mais engajado e motivado em iniciar sua jornada em uma empresa que investe em inovação e facilita sua vida.

Quais são os benefícios da admissão digital?

A admissão digital será um diferencial para a sua empresa no mercado, encurtando caminhos e tendo mais tempo para os gestores cuidarem do seu capital humano. Agora, separamos para você outros benefícios que essa revolução tecnológica traz. Confira!

Autonomia

A admissão digital coloca o novo colaborador em papel de protagonista, afinal, ele mesmo organizará, enviará e preencherá todos os formulários necessários. Ainda, caso necessário, poderá verificar alguma informação, pois os documentos podem ser acessados virtualmente por ele, não sendo preciso que o setor de RH pare suas atividades para verificar os mesmos.

Segurança 

Graças à medida provisória nº 2200-2/2001, a admissão pode ser realizada eletronicamente sem o risco da empresa sofrer com processos trabalhistas. Para isso, basta os funcionários fazerem uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.

Funciona assim, os documentos são digitalizados e arquivados pela empresa de forma prática na nuvem, tecnologia responsável por guardar os dados em um servidor online. Logo, os dados ficam seguros e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar mediante senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo. 

Praticidade e redução de custos

Com a possibilidade dos documentos serem preenchidos, assinados e entregues online, o processo de admissão fica mais rápido e o custo por contratação diminui. 

Além disso, a quantidade de papel utilizada na rotina da empresa é reduzida significativamente, dispensando a necessidade de manter um grande espaço físico para armazenamento — facilitando a organização dos dados e causando menos impacto ao meio ambiente.

Agilidade

Uma admissão tradicional leva um certo tempo, pois envolve ações desde a coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Com um  processo de admissão digital, o caminho é mais curto, já que ambos os lados fazem a sua parte em apenas alguns cliques, sem a necessidade de deslocamento e da presença física.

Assim, quando o gestor precisa procurar algum documento ou informação sobre o novo colaborador, ele não perderá tempo procurando pastas físicas em gavetas de informações, pois todos os dados estarão disponíveis online.

Nova call to action

Quais as vantagens para os candidatos?

Como na admissão digital o novo colaborador não vai precisar ocupar seu tempo com papéis e deslocamento para entrega de documentos, o RH ou gestor poderá aproveitar o tempo disponível para investir em ações de integração do profissional com a equipe. 

Esses encontros podem ser por meio de treinamentos, bate-papos sobre a cultura organizacional da empresa, sobre a dinâmica do cargo e demais assuntos pertinentes às atividades que ele realizará em sua rotina diária. Essas ações farão com que o profissional recém-contratado se sinta mais envolvido com a equipe e com suas tarefas. 

Como o método transforma a realidade do RH da empresa?

Em um mundo moderno, onde a tecnologia avança cada vez mais em todos os setores da nossa sociedade, na área de recursos humanos, não é diferente. Por meio do RH 4.0, a automatização de algumas tarefas repetitivas, como a de admissão, faz com que sobre mais tempo para o setor focar em atividades que realmente agregam valor na empresa.

O objetivo da automatização é que toda essa tecnologia trabalhe em prol das pessoas, seja no recrutamento e seleção de colaboradores, melhorando o clima organizacional ou em outras estratégias de gestão de pessoas.

A admissão digital também contribui para uma experiência positiva do novo colaborador no ambiente organizacional, pois ele perceberá que a empresa promove a sua autonomia e está preocupada em oferecer a melhor experiência para ele.

Como funciona a admissão digital na prática?

Para implantar a admissão digital na sua empresa, o primeiro passo é a  adoção de um software de gestão de RH que ofereça esse recurso. Depois, existem outros passos a serem seguidos. 

Envio de documentos

Cabe ao setor de RH encaminhar o procedimento para o candidato selecionado, de acordo com seu software de RH. Então, o profissional inicia seu processo de admissão. Ele insere todas as informações solicitadas pela empresa e envia, por meio da plataforma, todos os documentos escaneados ou fotografados, sem a necessidade de deslocamento.

Análise da documentação

Logo após o envio da documentação pelo candidato, o software de RH faz a conferência de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador — verificando se tudo está de acordo com as obrigações legais.

Controle e armazenamento das informações dos candidatos

Em um banco de dados digital, o armazenamento ocupa menos espaço e a agilidade impera. Por meio de um software de inteligência de dados, digitando alguns comandos, é possível localizar qualquer detalhe sobre o colaborador. Além disso, digitalmente você pode restringir o acesso dessas informações somente a pessoas autorizadas.

Templates de admissão

Ainda, por meio de um software de RH, é possível personalizar seu processo admissional, criando templates para que qualquer documento que necessite de assinaturas seja facilmente selecionado na plataforma e, então, encaminhado à empresa. 

Alguns desses softwares também possibilitam a criação de checklists personalizados dos documentos admissionais, por modelo de contratação.

Carta Proposta com Assinatura Digital

Já ficou claro que a admissão digital envolve a criação de arquivos originalmente concebidos em um ambiente virtual sem a necessidade de uma versão física. Logo, a assinatura digital garante a validade jurídica dessa documentação, inclusive das cartas de propostas de emprego. Por meio delas, é possível, de maneira personalizada, enviar às pessoas contratadas de acordo com seus cargos.

Onboarding digital

Onboarding digital é o nome dado à aplicação da Transformação Digital nos processos de cadastramento. Aprendemos aqui que na admissão digital é possível realizar quase todo o processo online. Logo, no onboarding, todos os documentos dos contratados ficam disponíveis no mesmo lugar.

Concluindo, o RH 4.0 e suas tendências vieram para melhorar e facilitar não só a área de recursos humanos, mas também todos os setores dentro da empresa. A substituição de toneladas de papéis por um único de software de admissão digital, agiliza os processos massivos, possibilitando aos gestores e profissionais de RH uma atuação mais estratégica dentro da organização. 

Toda essa evolução agrega melhorias para o seu time, que perceberá que sua empresa é moderna e atualizada nas tendências do mercado. Então, se ainda tem dúvidas sobre qual software escolher, a Sólides tem uma plataforma de gestão de RH completa para você ficar totalmente por dentro dessa evolução. Crie uma conta agora mesmo e faça o teste grátis!


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Giuliano SalesCerilo Recent comment authors
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Cerilo
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Cerilo

Sempre trabalhei com pessoas mas com pouco conhecimento sobre gestão das mesmas…

Giuliano Sales
Admin

Oi, Cerilo. Tudo bem?
Continue nos acompanhando, sempre trazemos novidades e conhecimentos para essa área.
Abraços.