Conseguir otimizar processos de contratação e a burocracia da entrega de documentos ajuda na chegada de novos colaboradores. A admissão digital é uma maneira de reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa, além de tornar esse procedimento mais ágil.
Provavelmente, como gestor, você já pensou em implementar alguma nova tecnologia para melhorar a experiência do seu cliente. Mas também é importante automatizar seus processos internos para atender as novas demandas do mercado.
Por meio de softwares é possível deixar o processo de admissão mais rápido e efetivo, proporcionando um impacto positivo ao profissional logo no início da sua jornada na empresa.
Se esse processo parece um pouco moderno demais para você, continue a leitura e entenda melhor o que é a admissão digital e como ela facilita na contratação dos melhores talentos para a sua empresa!
O que é admissão digital?
De acordo com as normas da CLT, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários, ou seja, cópias de documentos são solicitadas na admissão, junto a outros formulários e fichas. Logo, a admissão digital nada mais é que permitir que o colaborador recém-contratado envie esses documentos via internet — sem a necessidade de se deslocar até a empresa.
Esse processo é realizado por meio de um software de RH, que possibilita o recebimento e o armazenamento dessas informações em nuvem. Assim, todos os dados ficam organizados em um só lugar.
Entretanto, por enquanto, a admissão digital não elimina 100% dos documentos que a empresa deve armazenar fisicamente. Ainda, existem alguns documentos que precisam ter uma versão física na empresa, como atestados de saúde ocupacional. Mesmo assim, a admissão online otimiza muito essa etapa.
Qual a importância de digitalizar os processos de admissão?
A admissão digital veio para auxiliar na automatização dos processos no setor de RH, possibilitando que o gestor de pessoas deixe a parte burocrática para as máquinas — sobrando mais tempo para focar em projetos e estratégias que motivem e engajem seus colaboradores.
Além disso, ela também facilita a vida do novo colaborador junto à empresa. Imagine a seguinte situação: o profissional entrega toda a documentação solicitada para a admissão e se esquece de algo — precisará voltar ao setor de RH em um outro dia para entregar o que falta.
Com a admissão digital isso não acontecerá, deixando o profissional muito mais engajado e motivado em iniciar sua jornada em uma empresa que investe em inovação e facilita sua vida.
Quais são os benefícios da admissão digital?
A admissão digital será um diferencial para a sua empresa no mercado, encurtando caminhos e tendo mais tempo para os gestores cuidarem do seu capital humano. Agora, separamos para você outros benefícios que essa revolução tecnológica traz. Confira!
Autonomia
A admissão digital coloca o novo colaborador em papel de protagonista, afinal, ele mesmo organizará, enviará e preencherá todos os formulários necessários. Ainda, caso necessário, poderá verificar alguma informação, pois os documentos podem ser acessados virtualmente por ele, não sendo preciso que o setor de RH pare suas atividades para verificar os mesmos.
Segurança
Graças à medida provisória nº 2200-2/2001, a admissão pode ser realizada eletronicamente sem o risco da empresa sofrer com processos trabalhistas. Para isso, basta os funcionários fazerem uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.
Funciona assim, os documentos são digitalizados e arquivados pela empresa de forma prática na nuvem, tecnologia responsável por guardar os dados em um servidor online. Logo, os dados ficam seguros e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar mediante senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo.
Praticidade e redução de custos
Com a possibilidade dos documentos serem preenchidos, assinados e entregues online, o processo de admissão fica mais rápido e o custo por contratação diminui.
Além disso, a quantidade de papel utilizada na rotina da empresa é reduzida significativamente, dispensando a necessidade de manter um grande espaço físico para armazenamento — facilitando a organização dos dados e causando menos impacto ao meio ambiente.
Agilidade
Uma admissão tradicional leva um certo tempo, pois envolve ações desde a coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Com um processo de admissão digital, o caminho é mais curto, já que ambos os lados fazem a sua parte em apenas alguns cliques, sem a necessidade de deslocamento e da presença física.
Assim, quando o gestor precisa procurar algum documento ou informação sobre o novo colaborador, ele não perderá tempo procurando pastas físicas em gavetas de informações, pois todos os dados estarão disponíveis online.
Quais as vantagens para os candidatos?
Como na admissão digital o novo colaborador não vai precisar ocupar seu tempo com papéis e deslocamento para entrega de documentos, o RH ou gestor poderá aproveitar o tempo disponível para investir em ações de integração do profissional com a equipe.
Esses encontros podem ser por meio de treinamentos, bate-papos sobre a cultura organizacional da empresa, sobre a dinâmica do cargo e demais assuntos pertinentes às atividades que ele realizará em sua rotina diária. Essas ações farão com que o profissional recém-contratado se sinta mais envolvido com a equipe e com suas tarefas.
Como o método transforma a realidade do RH da empresa?
Em um mundo moderno, onde a tecnologia avança cada vez mais em todos os setores da nossa sociedade, na área de recursos humanos, não é diferente. Por meio do RH 4.0, a automatização de algumas tarefas repetitivas, como a de admissão, faz com que sobre mais tempo para o setor focar em atividades que realmente agregam valor na empresa.
O objetivo da automatização é que toda essa tecnologia trabalhe em prol das pessoas, seja no recrutamento e seleção de colaboradores, melhorando o clima organizacional ou em outras estratégias de gestão de pessoas.
A admissão digital também contribui para uma experiência positiva do novo colaborador no ambiente organizacional, pois ele perceberá que a empresa promove a sua autonomia e está preocupada em oferecer a melhor experiência para ele.
Como funciona a admissão digital na prática?
Para implantar a admissão digital na sua empresa, o primeiro passo é a adoção de um software de gestão de RH que ofereça esse recurso. Depois, existem outros passos a serem seguidos.
Envio de documentos
Cabe ao setor de RH encaminhar o procedimento para o candidato selecionado, de acordo com seu software de RH. Então, o profissional inicia seu processo de admissão. Ele insere todas as informações solicitadas pela empresa e envia, por meio da plataforma, todos os documentos escaneados ou fotografados, sem a necessidade de deslocamento.
Análise da documentação
Logo após o envio da documentação pelo candidato, o software de RH faz a conferência de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador — verificando se tudo está de acordo com as obrigações legais.
Controle e armazenamento das informações dos candidatos
Em um banco de dados digital, o armazenamento ocupa menos espaço e a agilidade impera. Por meio de um software de inteligência de dados, digitando alguns comandos, é possível localizar qualquer detalhe sobre o colaborador. Além disso, digitalmente você pode restringir o acesso dessas informações somente a pessoas autorizadas.
Templates de admissão
Ainda, por meio de um software de RH, é possível personalizar seu processo admissional, criando templates para que qualquer documento que necessite de assinaturas seja facilmente selecionado na plataforma e, então, encaminhado à empresa.
Alguns desses softwares também possibilitam a criação de checklists personalizados dos documentos admissionais, por modelo de contratação.
Carta Proposta com Assinatura Digital
Já ficou claro que a admissão digital envolve a criação de arquivos originalmente concebidos em um ambiente virtual sem a necessidade de uma versão física. Logo, a assinatura digital garante a validade jurídica dessa documentação, inclusive das cartas de propostas de emprego. Por meio delas, é possível, de maneira personalizada, enviar às pessoas contratadas de acordo com seus cargos.
Onboarding digital
Onboarding digital é o nome dado à aplicação da Transformação Digital nos processos de cadastramento. Aprendemos aqui que na admissão digital é possível realizar quase todo o processo online. Logo, no onboarding, todos os documentos dos contratados ficam disponíveis no mesmo lugar.
Concluindo, o RH 4.0 e suas tendências vieram para melhorar e facilitar não só a área de recursos humanos, mas também todos os setores dentro da empresa. A substituição de toneladas de papéis por um único de software de admissão digital, agiliza os processos massivos, possibilitando aos gestores e profissionais de RH uma atuação mais estratégica dentro da organização.
Toda essa evolução agrega melhorias para o seu time, que perceberá que sua empresa é moderna e atualizada nas tendências do mercado. Então, se ainda tem dúvidas sobre qual software escolher, a Sólides tem uma plataforma de gestão de RH completa para você ficar totalmente por dentro dessa evolução. Crie uma conta agora mesmo e faça o teste grátis!
