Matriz 9 Box: o que é e como aplicar na avaliação de desempenho dos colaboradores

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A Matriz 9 Box, ou apenas 9 Box, é uma ferramenta de avaliação de desempenho criada para ajudar líderes, gestores e profissionais de Recursos Humanos a identificar com precisão o potencial de cada colaborador da empresa. 

Ela oferece um quadro fácil e intuitivo para avaliar os colaboradores, considerando nível de desempenho atual, potencial de desenvolvimento futuro e disposição para lidar com problemas. 

Neste conteúdo, vamos falar sobre a Matriz 9 Box e quais são os principais benefícios de utilizá-la na gestão de pessoas. Também daremos um passo a passo sobre como montá-la, trazendo exemplos práticos de aplicação. Por fim, traremos sugestões de planos de ação que podem garantir um bom desenvolvimento para seus times.

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O que é avaliação de desempenho?

Antes de falarmos o que é matriz 9 Box é importante falarmos um pouco sobre avaliação de desempenho. 

Avaliação de desempenho é uma ferramenta de Gestão de Pessoas que visa mensurar o desempenho dos colaboradores, de forma individual ou coletiva. Ela é realizada periodicamente, de acordo com as necessidades da organização.

Os objetivos da avaliação de desempenho são:

  • Identificar pontos de melhoria para que o colaborador ou equipe em questão consiga alcançar uma performance ainda mais eficiente;
  • Observar quais são os pontos fortes de cada colaborador ou equipe;
  • Fornecer feedback aos colaboradores para que eles possam desenvolver suas competências;
  • Tomar decisões sobre promoções, aumentos salariais e outras recompensas;
  • Melhorar o clima organizacional e a motivação dos colaboradores.

As características de uma avaliação de desempenho eficaz são:

  • É transparente e objetiva;
  • É baseada em critérios claros e predefinidos;
  • É participativa, envolvendo o colaborador no processo;
  • É contínua, não se limitando a um único momento;
  • É utilizada para fins de desenvolvimento e não apenas de punição.

Existem diversos tipos de avaliação de desempenho, cada um com suas próprias características e vantagens. Alguns dos tipos mais comuns são:

  • Avaliação de 360 graus: o colaborador é avaliado por seus superiores, colegas, subordinados e clientes;
  • Avaliação por competências: o colaborador é avaliado com base em um conjunto de competências definidas pela empresa;
  • Avaliação por objetivos: o colaborador é avaliado com base no alcance de metas e objetivos definidos em conjunto com seu gestor;
  • Avaliação por desempenho: o colaborador é avaliado com base em seu desempenho nas tarefas e atividades do dia a dia.

A avaliação de desempenho é uma ferramenta importante para a Gestão de Pessoas. Quando realizada de forma eficaz, ela pode contribuir para o desenvolvimento dos colaboradores, o aumento da produtividade e a melhoria do clima organizacional.

O que é a Matriz 9 Box?

 

A Matriz 9 Box é uma ferramenta visual de avaliação de desenvolvimento profissional criada pelo escritor e consultor norte-americano Robert E. Kaplan, na década de 1970. Ela é usada para avaliar o desempenho de cada colaborador em relação ao seu potencial de crescimento e às expectativas da empresa para cada cargo.

Sua apresentação é bastante simples, apresentando uma grade de 9 quadrados dispostos em três linhas horizontais e três verticais. No eixo vertical, temos o potencial, que pode ser baixo, médio ou alto e, no eixo horizontal, temos o desempenho, que pode ser abaixo do esperado, dentro do esperado ou acima do esperado, conforme a figura a seguir.

Quais os benefícios da Matriz 9 Box?

 

A lista de vantagens de utilizar a Matriz 9 Box é bem extensa, com itens como;

  • Maior definição sobre requisitos da equipe;
  • Mais capacidade disciplinar;
  • Melhor compreensão das demandas do mercado;
  • Maior produtividade na vida corporativa.

Contudo, queremos destacar três vantagens que permitem uma aplicação prática da ferramenta para o desenvolvimento das pessoas e da empresa. Acompanhe.

Direcionamento para criação ou ajustes de PDI’s

Com suas categorias mais claramente definidas, a Matriz 9 Box facilita a identificação dos pontos fracos e fortes dos colaboradores, além de oferecer maior ênfase na melhora contínua do rendimento individual em vez da geração periódica simplesmente das notas "altas" ou "baixas". 

Dessa forma, ela serve como base para a criação ou ajustes nos planos de desenvolvimento individual dos colaboradores, indicando quais são os fatores que demandam maior atenção. 

De forma prática, ela ajuda a guiar as escolhas do que deve ser incluído, retirado ou revisado no plano atual, conferindo maior efetividade aos resultados.

Visualização do nível geral de desenvolvimento dos colaboradores

A visualização da matriz completa, com todos os colaboradores de uma equipe e até mesmo de toda a empresa permite ao RH uma espécie de meta análise de pessoas.

Em outras palavras, é possível ter uma visão muito mais ampla da situação da empresa e, com isso, enxergar situações generalizadas que demandem uma ação mais enfática da gestão de pessoas.

Imagine que, ao visualizar todos os colaboradores na matriz, o quadrante correspondente ao desempenho médio e potencial baixo esteja com uma quantidade muito grande de pessoas. Ao analisar melhor o quadrante, você percebe que cerca de 80% dessas pessoas pertencem a uma mesma gerência. Esse pode ser o sinal de que algo não vai bem no setor e precisa ser investigado e mitigado.

7 exemplos de metodologias para desenvolvimento de pessoas

Maior eficiência na retenção de talentos

A ferramenta é altamente valiosa para as organizações que buscam motivar seus funcionários a entregarem bons resultados. A implementação de planos flexíveis para treinamento profissional e desenvolvimento pessoal contribui na retenção dos melhores talentos da empresa, além de permitir o desenvolvimento daqueles que ainda têm um caminho a percorrer.

Toda essa movimentação em direção à evolução dos colaboradores demonstra uma preocupação genuína da empresa com as pessoas e aumenta a sensação de pertencimento nos times. Esses são fatores cruciais para manter os profissionais motivados e engajados nos desafios da organização.

Passo a passo para montar uma Matriz 9 Box

 

A montagem de uma Matriz 9 box é bastante simples, visto que basta criar um quadro com nove quadrantes, identificar os eixos e distribuir os nomes dos colaboradores conforme os níveis de desempenho e potencial de cada um deles. Contudo, para chegar nesse ponto, é preciso passar por uma preparação e por uma coleta de dados. 

Dessa forma, podemos organizar o passo a passo da montagem em três etapas, conforme explicaremos nos tópicos a seguir.

Definição dos parâmetros a serem analisados

O primeiro passo é determinar os fatores de avaliação, ou seja, o que será avaliado nos profissionais e quais serão os parâmetros utilizados nessa avaliação. O objetivo dessa etapa é definir o que significa, para a empresa, um desempenho baixo, médio ou alto, bem como um potencial baixo, médio ou alto.

Por exemplo, imagine que a sua empresa fabrique sapatos e conte com os seguintes setores: produção, logística, compras, financeiro, marketing, vendas e RH. Para cada um desses setores, será preciso definir um parâmetro para os níveis de desempenho e outro para os níveis de potencial.

Sendo assim, no setor de produção, podemos ter a definição de que se espera de um costureiro um volume de entrega de 10 pares por dia, no setor de vendas, podemos ter uma meta de R$10 mil por mês, por vendedor e assim por diante.

O mais importante é que os parâmetros estejam claros e que cada colaborador tenha ciência das expectativas que deve cumprir.

Aplicação de ferramentas de avaliação

Definidos os parâmetros, o próximo passo é realizar a avaliação dos colaboradores. Para isso, é preciso analisar, separadamente, os dois aspectos que compõem os eixos da matriz, o desempenho e o potencial. Veja um detalhamento de cada um.

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é focada na relação entre o que era esperado do profissional e o que ele entregou efetivamente.

Seguindo o exemplo da sapataria, esperava-se que cada integrante do time de costureiros entregasse 10 pares de sapatos por dia. João entregou uma média de 9, Maria entregou uma média de 12 e Ricardo entregou uma média de 10. Logo, o desempenho de João está abaixo do esperado, o de Maria está acima e o de Ricardo está dentro do esperado.

Avaliação de potencial

O potencial diz respeito à capacidade de evolução de cada colaborador, podemos estabelecer uma relação na qual o desempenho representa o que é entregue e o potencial seria o como.

O João apresentou uma entrega média abaixo do esperado, contudo, ele tem pouco tempo que está nessa função e tem se dedicado bastante em aprender novas técnicas de costura para ser mais eficiente. Nesse exemplo, podemos notar que existe um potencial de crescimento para o João.

Montagem da matriz

Com os dados das avaliações em mãos, é hora de montar a matriz. Nessa etapa não há segredo algum, basta distribuir os nomes das pessoas de acordo com a pontuação que cada um recebeu nas avaliações.

Conheça o 9Box Cultural da Sólides

 

Pensando em facilitar a construção e aplicação da matriz, a Sólides desenvolveu a 9Box Cultural, uma ferramenta que nasceu a partir da necessidade identificada junto às empresas em aprimorar a gestão de talentos com dados inteligentes e mapeamento de perfil comportamental.

De maneira bem simples, é possível visualizar informações detalhadas sobre o perfil de cada colaborador e se ele precisa desenvolver valores culturais da empresa ou aprimorar seus talentos para bater as metas propostas.

Nesse sentido, a ferramenta 9Box da Sólides é completa e mostra, de forma clara e objetiva, quais são os principais talentos da sua empresa. Converse com um dos nossos consultores e veja mais detalhes sobre essa ferramenta que facilita a vida do RH.

Possíveis planos de ação de acordo com os resultados

 

A montagem da Matriz 9 Box representa a situação atual da empresa e deve ser utilizada como base para a criação de planos de ação. Cada quadrante indica momentos diferentes de desenvolvimento dos colaboradores e, por isso, precisa ser tratado de forma específica. 

Nos tópicos a seguir, vamos apresentar as possíveis providências que podem ser tomadas de acordo com cada quadrante da matriz. 

1 - Insuficiente - baixo potencial e baixo desempenho

INSUFICIENTES

Obtiveram pontuação mínima para comportamento e desempenho.

O quadrante insuficiente é um forte indício de má contratação, visto que a pessoa não apresenta nem potencial, nem desempenho minimamente satisfatórios. Nesses casos, as principais alternativas são:

  • Identificar quais são os fatores que a impedem de desempenhar bem sua função é montar um plano de desenvolvimento direcionado a isso;
  • Verificar se ela tem aptidão para ocupar outra função é fazer uma movimentação lateral interna;
  • Demitir a pessoa e contratar outra mais adequada em seu lugar.

2- Eficaz - baixo potencial e médio desempenho

TRABALHAR VALORES

Obtiveram pontuação mínima para comportamento e média para desempenho.

Este segundo quadrante representa os colaboradores que entregam suas tarefas conforme o esperado e apenas isso. Não se esforçam ou demonstram qualquer anseio por ir além do que é demandado e tendem a apresentar um comportamento de quiet quitting - demissão silenciosa.

Para este grupo, é importante dar feedbacks mais frequentes sobre seu desempenho e utilizar estratégias para aumentar sua motivação e engajamento com a empresa. A criação de um PDI e um esclarecimento sobre plano de carreira podem ser ótimos aliados.

Veja como elaborar um treinamento e desenvolvimento para seus colaboradores

3- Questionável - médio potencial e baixo desempenho

VERIFICAR SITUAÇÃO

Obtiveram pontuação média para comportamento e mínima para desempenho.

Os profissionais deste quadrante estão suficientemente motivados, mas não conseguem entregar aquilo que se espera deles. Nesses casos, é importante investigar as causas disso. Alguns questionamentos são válidos para esse grupo:

  • Esses colaboradores sabem, com clareza, o que devem entregar?
  • Como foi o onboarding dessas pessoas?
  • Esses colaboradores estão passando por algum tipo de dificuldade em sua vida pessoal?
  • Esses colaboradores têm alguma deficiência de conhecimentos em processos, ferramentas ou tecnologias inerentes à sua função?

De acordo com esses questionamentos, monte um plano de desenvolvimento que ajude esses profissionais a melhorarem seu desempenho.

Desenvolvimento de liderança: conheça mais sobre os tipos e o papel nas empresas

4 - Comprometido - baixo potencial e alto desempenho 

DESENVOLVER COMPORTAMENTO

Obtiveram pontuação mínima para comportamento e máxima para desempenho.

Neste grupo estão as pessoas que fazem muito bem tudo o que lhes é demandado, desde que seja demandado, ou seja, são pessoas com pouca ou nenhuma iniciativa. São excelentes aliados para o fortalecimento da cultura, além de serem fundamentais para a manutenção de alto desempenho da organização.

Para eles, o mais importante é manter a motivação alta e garantir sua retenção. O ideal é encontrar meios de estimular a iniciativa para poderem se preparar para assumir cargos de maior responsabilidade.

5 - Enigma - alto potencial e baixo desempenho 

DESENVOLVER TÉCNICA

Obtiveram pontuação máxima para comportamento e mínima para desempenho.

Esse é o quadrante mais desafiador para o time de Gestão de Pessoas, pois representa as pessoas, com um potencial acima da média, mas que, ainda assim, estão muito aquém em suas entregas. Para identificar o que está causando essa discrepância, será necessário um forte trabalho de investigação.

Busque compreender essas pessoas de forma mais ampla, inclusive em relação à sua vida pessoal. Encontre os fatores que estejam impactando no seu desempenho e crie um plano de ação para cada um deles. Não deixe de realizar um acompanhamento bastante próximo, para garantir melhores resultados.

6 - Mantenedor - médio potencial e médio desempenho 

APRIMORAR COMPORTAMENTO E TÉCNICA 

Obtiveram pontuação média para comportamento e desempenho.

Aqui estão os profissionais bons no que fazem e têm potencial para alcançar novos patamares. Para esses, é importante garantir que não haja retrocessos em nenhuma das duas vertentes e que eles se mantenham motivados e com alto desempenho.

É bastante provável que essas pessoas estejam prontas para uma promoção e, mesmo que não haja uma oportunidade agora, é fundamental que elas sejam reconhecidas e recompensadas de alguma forma. 

7 - Forte desempenho - médio potencial e alto desempenho

APRIMORAR COMPORTAMENTO 

Obtiveram pontuação média para comportamento e máxima para desempenho.

Entregas que vão além do esperado com um bom potencial de desenvolvimento são características que tornam esse grupo de pessoas bastante positivo para a empresa. O grande ponto de atenção, nesses casos, está na identificação do momento certo para uma promoção.

Não deixe de mantê-los motivados, reconheça suas conquistas e coloque-os em contato com as demais áreas da empresa para terem uma maior percepção dos impactos de suas entregas. Isso ajudará a prepará-los melhor para novos desafios e para uma carreira sólida de ascensão.

8 - Em crescimento - alto potencial e médio desempenho

APRIMORAR TÉCNICA

Obtiveram pontuação máxima para comportamento e média para desempenho.

Os profissionais desse grupo são valiosos para a organização já que sustentam a cultura de trabalho e atendem a todas as expectativas de desempenho. Basicamente, o que eles precisam é de mais exposição para alcançarem níveis maiores de desempenho.

É importante proporcioná-los oportunidades de treinamento e desenvolvimento, assim como tarefas mais desafiadoras e uma gestão mais especializada do seu progresso. Garanta que seus indicadores de desempenho estejam claros e dê espaço para crescer.

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9 - Destaque - alto potencial e alto desempenho

DESTAQUES

Obtiveram pontuação máxima para comportamento e desempenho.

Aqui está o supra sumo da sua organização. Esses são os profissionais que todos da empresa admiram e se inspiram. Mas não é porque já alcançaram a escala máxima de potencial e desempenho que eles não inspiram cuidados, muito pelo contrário!

Nesse caso, o desafio está na retenção desses colaboradores. É fundamental mantê-los motivados, com desafios constantes e reconhecimento adequado. 

São pessoas que tendem a ser promovidas com maior frequência e que devem ser valorizadas publicamente dentro e fora da organização. Aproveitá-las em programas internos de mentoria pode ser bastante benéfico para todos os envolvidos: mentor, mentorado e empresa.

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De maneira geral, utilizando a Matriz 9 Box é possível estabelecer uma cultura corporativa moderna que incentiva desenvolvimento continuamente oferecendo feedbacks precisos às equipes, trazendo sempre resultados positivos. 

Após montar a sua matriz conforme ensinamos no passo a passo deste ebook, o próximo passo é criar e implementar os planos de ação para o desenvolvimento dos profissionais.

E, para fazer isso de forma mais eficiente, o uso da tecnologia é indispensável. Se você quer saber mais sobre o assunto e se preparar para os próximos desafios, confira nosso ebook: desenvolvimento de talentos: como usar a tecnologia e análise de dados a seu favor.

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